Compliance ist ein wesentlicher Bestandteil unserer Sicherheits- und Kontrollprozesse. Wir überwachen relevante regulatorische Anforderungen, dokumentieren Kontrollen und passen Prozesse sowie Dokumentation an, wenn sich Gesetze oder Standards ändern.
Compliance im laufenden Geschäftsbetrieb
Ein strukturierter Compliance-Ansatz
Compliance ist organisationsweit verankert – von der Produktentwicklung bis zur Geschäftsführung. Dadurch stellen wir sicher, dass Compliance systematisch in operative Prozesse integriert ist und kontinuierlich umgesetzt wird. Die Einhaltung relevanter Anforderungen wird durch dokumentierte Prozesse und regelmäßige Überprüfungen unterstützt.
Regulatorische Entwicklungen und Anforderungen
Fortlaufende Überprüfung und Anpassung
Regulatorische Vorgaben und Sicherheitsanforderungen verändern sich im Laufe der Zeit. Wir beobachten relevante Entwicklungen und bewerten deren Auswirkungen auf unsere Produkte und Dienstleistungen. Bei Bedarf passen wir Kontrollen, Prozesse und Dokumentation entsprechend an. Dabei berücksichtigen wir unter anderem Anforderungen der DSGVO, NIS2, DORA, der KI-Verordnung (AI Act) sowie des Data Act. Als ergänzendes Rahmenwerk nutzen wir den BSI-IT-Grundschutz, der konkrete technische und organisatorische Umsetzungshilfen zur Erfüllung der Anforderungen der ISO/IEC 27001 bereitstellt.
Governance
Klare Zuständigkeiten und Management Reporting
Bei Paychex Europe ist ein interdisziplinäres Informationssicherheits- und Compliance-Forum etabliert, das direkt an die Geschäftsführung berichtet. Es gewährleistet die koordinierte Abstimmung zwischen Compliance, IT-Sicherheit und Recht und stellt sicher, dass Entscheidungen nachvollziehbar getroffen, Verantwortlichkeiten klar definiert und Änderungen strukturiert umgesetzt werden.
Zertifizierungen
ITSG
Im Bereich der Entgeltabrechnung gelten in Deutschland spezifische gesetzliche und technische Anforderungen, insbesondere für den Datenaustausch mit den Sozialversicherungsträgern. Unsere Payroll-Lösungen unterstützen die regelkonforme Verarbeitung und Übermittlung der hierfür erforderlichen Daten gemäß den jeweils gültigen Vorgaben.
Die ITSG-Zertifizierung bestätigt die Konformität der entsprechenden Verfahren und Schnittstellen innerhalb unserer Entgeltabrechnungsprodukte.
ISO/IEC 27001 (Hosting-Anbieter)
Für das Hosting unserer Systeme nutzen wir ausschließlich Anbieter, die nach ISO/IEC 27001 zertifiziert sind. Dadurch stellen wir sicher, dass unsere Systeme in einer Umgebung betrieben werden, die etablierte internationale Standards für Informationssicherheitsmanagement erfüllt.
Regelmäßige Schulungen der Belegschaft in IT-Sicherheit und Datenschutz
Ein zentraler Bestandteil unserer Compliance-Strategie ist darüber hinaus die regelmäßige Schulung unserer Mitarbeitenden in den Bereichen IT-Sicherheit und Datenschutz. Diese Schulungen stellen sicher, dass unser Team stets über die neuesten Bedrohungen und Schutzmaßnahmen informiert ist und somit aktiv zur Sicherheit unserer Systeme und Daten beiträgt.
Verhaltenskodex (Code of Conduct)
Ergänzend zu technischen und organisatorischen Maßnahmen legen wir großen Wert auf integres und verantwortungsbewusstes Handeln. Unser Verhaltenskodex definiert verbindliche Grundsätze für Geschäftspartner und bildet die Grundlage für rechtstreues, transparentes und ethisches Verhalten in allen Geschäftsbeziehungen.
