Agile und schnelle Cloud-Entgeltabrechnungsprozesse halbieren die Bearbeitungszeit
„Die Abwicklung der Entgeldtabrechnung für 1.000 Mitarbeitende erfordert sowohl Präzision als auch Geschwindigkeit. Seit mehr als 15 Jahren nutzt die dänische Niederlassung der BEUMER Group Lessor Payroll. Der Wechsel zu einer cloudbasierten Lösung hat die Lohnadministration agiler gemacht und die Bearbeitungszeit pro Abrechnungslauf um 50 % reduziert.
Zusammenfassung
Die BEUMER Group A/S ist Teil eines internationalen Technologiekonzerns mit 5.600 Mitarbeitenden weltweit. Der dänische Unternehmensbereich ist für fortschrittliche Logistik- und Transportsysteme bekannt, darunter Gepäckabfertigungssysteme an Flughäfen sowie Paketfördersysteme für große Akteure wie Amazon und Flughäfen in Toronto, Dubai und San Francisco.
In einem komplexen Marktumfeld entscheiden Zuverlässigkeit, Technologie und Service über die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens. Die Wahl des Abrechnungssystems ist dabei zentral.
Kein Spielraum für Fehler
Die BEUMER Group A/S nutzt Lessor Payroll seit 15 Jahren. Payroll Specialist Per Vestergaard ist von Anfang an dabei. Er leitet die Lohnabteilung, die alles von monatlichen Abrechnungsläufen über komplexe Bonusmodelle und die Erfassung von Abwesenheiten bis hin zu maßgeschneiderten Pensionslösungen verantwortet.
„Die Lohnadministration ist bei uns ressourcenintensiv. Wir verwalten komplexe Abrechnungsläufe mit vielen Spiegelkonten und Buchungen sowie mehrere Mitarbeitergruppen, die unter unterschiedliche Tarifverträge fallen. Mit 1.000 Mitarbeitenden und einem jährlichen Lohnbudget von 700 Mio. DKK ist die Lohnabrechnung geschäftskritisch. Es gibt schlicht keinen Spielraum für Fehler – weder bei den Zahlen noch beim Timing. Deshalb sind wir auf ein robustes und effizientes System angewiesen, das unsere Komplexität bewältigen kann“, sagt Per Vestergaard, Payroll Specialist bei BEUMER Group A/S.
Wir verändern nicht um der Veränderung willen. Wir entscheiden uns für langfristige Lösungen und setzen hohe Standards. Lessor Payroll hat diese Standards in all den 25 Jahren, in denen ich mit dem System gearbeitet habe, erfüllt – und tut dies auch weiterhin.
— Per Vestergaard, Payroll Specialist, BEUMER Group A/S
Vom lokalen Server in die Cloud – ohne Ausfallzeiten
BEUMER nutzt Lessor Payroll bereits seit den 1990er-Jahren und stellte im Sommer 2023 auf die Cloud-Version um.
„Wir brauchten eine zukunftssichere Lösung. Die lokale Installation war nicht mehr nachhaltig. Ich wusste, dass die Cloud-Version Aufgaben automatisieren, die Reaktionszeiten verbessern sowie Updates und Support vereinfachen kann. Außerdem wollte ich vermeiden, für jedes Update auf externe Berater angewiesen zu sein – und wir benötigten mehr Serverleistung, um die Abrechnungsläufe zu beschleunigen“, erklärt er.
Die Umstellung verlief reibungslos: Eine Kopie der Lohnabrechnungsdatenbank wurde an Lessor übertragen, und innerhalb eines Monats führte BEUMER die erste Abrechnung im neuen Cloud-System durch.
„Es war überraschend unkompliziert und erforderte nur minimale interne Ressourcen. Alles geschah ohne operative Beeinträchtigungen oder Ausfallzeiten“, sagt er.
50 % schnellere Lohnabrechnungsverarbeitung
Seit der Einführung hat BEUMER spürbare Verbesserungen erzielt. Besonders deutlich sind die kürzeren Laufzeiten und die höhere Systemperformance.
„Früher dauerte ein Abrechnungslauf mindestens 30 Minuten. Heute benötigen wir höchstens 15 Minuten – inklusive Datensimulation zur Fehlerprüfung vor der finalen Freigabe. Allein durch die Nutzung der leistungsstarken Server von Lessor halbiert sich unsere Laufzeit“, sagt Per Vestergaard.
Auch die Automatisierung hat sich deutlich verbessert. Integrationen mit dem CPR-Register, der dänischen Steuerbehörde (SKAT) und e-Boks laufen automatisch. Namensänderungen oder Steueranpassungen werden systemseitig aktualisiert. Manuelle Prüfungen entfallen. Die Meldung an eIndkomst erfolgt ebenfalls automatisiert – unabhängig von NemKonto-Fristen. *
Ein weiterer Vorteil ist die gestiegene Eigenständigkeit: „Früher waren wir bei vielen Anpassungen auf externe Berater angewiesen. Heute erledigen wir deutlich mehr intern. Kleinere Pensionsanpassungen oder Korrekturen lassen sich unkompliziert umsetzen. Das System ist übersichtlich, benutzerfreundlich und bietet mehr Funktionen, als wir aktuell benötigen. Es gibt uns Sicherheit, weil wir wissen, dass Lessor Payroll mit unserem Unternehmen mitwachsen kann.“
25 Jahre Zuverlässigkeit und Partnerschaft
„Auch als Superuser habe ich jederzeit Vertrauen in die Stabilität von Lessor Payroll. Ungeplante Ausfälle können wir uns bei der Vielzahl unserer Abrechnungsläufe nicht leisten – Zuverlässigkeit ist für uns entscheidend“, sagt Per Vestergaard.
Ebenso wichtig ist die langfristige Zusammenarbeit:
„Wir führen keine Systemwechsel aus kurzfristigen Gründen durch. Wir setzen auf Lösungen, die dauerhaft tragen und unseren Qualitätsansprüchen entsprechen. Lessor Payroll erfüllt diese Anforderungen seit über 25 Jahren – und bleibt für uns ein verlässlicher Partner.“
Erklärung der dänischen Begriffe und Abkürzungen
CPR-Register: Zentrales dänisches Personenregister mit offiziellen Identifikationsdaten.
SKAT: Dänische Steuerbehörde.
e-Boks: Digitales Postfach für offizielle Behörden- und Unternehmenskommunikation in Dänemark.
eIndkomst: Zentrales dänisches Meldesystem für Einkommens- und Lohndaten.
NemKonto: In Dänemark verpflichtend registriertes Bankkonto für staatliche Auszahlungen.
Über Beumer Group A/S
Die BEUMER Group ist ein international führender Hersteller in der Intralogistik mit Sitz in Beckum, Deutschland. Das 1935 gegründete Familienunternehmen ist auf Systeme zum Fördern, Verladen, Palettieren, Verpacken, Sortieren und Verteilen spezialisiert. Mit ca. 5.600 Mitarbeitern weltweit bedient die Gruppe Branchen wie Zement, Bergbau, Logistik und Flughäfen.
