Viele HR- und Payroll-Verantwortliche kennen diese Situation: Es ist Montagmorgen, der nächste Abrechnungslauf steht bevor und sie warten auf eine Datei von einem Kollegen oder einer Kollegin aus einer anderen Abteilung, bevor es weitergehen kann. Sie sind gerade dabei, zum wiederholten Mal einen neuen Mitarbeitenden in einem der Systeme anzulegen. Oder sie stellen fest, dass eine Änderung aus dem HR-System nie im Payroll-System angekommen ist.
Obwohl die meisten Unternehmen ihre HR-, Payroll- und Zeiterfassungsprozesse inzwischen digitalisiert haben, verbringen viele Teams noch immer überraschend viel Zeit damit, Daten zu kontrollieren, Fehler zu korrigieren und sich zwischen verschiedenen Abteilungen abzustimmen.
Es sind keine großen Fehler. Keine dramatischen Systemausfälle. Es ist schlicht der Arbeitsalltag, wenn Systeme nicht miteinander verbunden sind. Wer HR- und Payroll-Systeme vernetzen möchte, setzt genau hier an. Denn dieser Alltag kostet mehr, als den meisten bewusst ist.
Das Problem sind dabei selten die einzelnen Systeme selbst. Es entsteht vielmehr an den Schnittstellen zwischen ihnen: zwischen HR- und Payroll-Systemen, zwischen Payroll und Zeit- und Abwesenheitserfassung und zwischen den Menschen, die jeden Tag dafür sorgen müssen, dass die gesamte Organisation mit denselben Informationen arbeitet.
Welche Folgen haben nicht miteinander verbundene HR- und Payroll-Lösungen? Wir geben Ihnen hier einen Überblick.
1. Dieselben Daten werden mehrfach erfasst
Ein neuer Mitarbeiter fängt an. Name, Sozialversicherungsnummer, Position, Gehalt, Abteilung. Du erfasst die Daten in einem System. Dann in einem zweiten. Vielleicht sogar in einem dritten. Bei Byens Bilpleje mit 450 Mitarbeitern an 55 Standorten mussten neue Mitarbeiter früher sogar manuell an sechs verschiedenen Stellen angelegt werden.
„Die Prozesse waren zu aufwendig und es gab viel zu viele Fehler bei der Entgeltabrechnung“ , erzählt Susanne Damgaard Petersen, Head of HR bei Byens Bilpleje.
Daten mehrfach einzugeben kostet nicht nur Zeit. Es erhöht auch das Fehlerrisiko der Lohnabrechnung. Denn je öfter dieselben Informationen manuell erfasst werden, desto wahrscheinlicher ist es, dass sich irgendwo ein Fehler einschleicht. Und dann kostet es zusätzlich Zeit, herauszufinden, wo etwas schiefgelaufen ist.
2. Wichtige Informationen gehen an den Schnittstellen zwischen Teams verloren
Der Payroll-Verantwortliche wartet auf die Abwesenheitsliste von HR. HR wartet auf die Freigabe der Führungskraft. Die Führungskraft ist mit anderen Aufgaben beschäftigt und übersieht die E-Mail von HR.
Bei Skallerup Seaside Resort, wo die Entgeltabrechnung nach sieben verschiedenen Tarifverträgen erfolgt, war der Abrechnungsprozess früher genau von solchen fehleranfälligen Übergaben geprägt.
Manuelle Übergaben sind die Schwachstellen zwischen den Systemen. Genau dort gehen Informationen verloren, Fristen werden verpasst und Frust entsteht. Nicht, weil jemand seine Arbeit nicht macht, sondern weil die Systeme die Beteiligten nicht dabei unterstützen, die einzelnen Schritte in der richtigen Reihenfolge zu erledigen.
3. Niemand weiß, welche Daten aktuell sind
Ein Mitarbeiter ist umgezogen. Die neue Adresse wurde im Payroll-System aktualisiert. Aber nicht im HR-System. Oder umgekehrt. Oder in keinem der beiden Systeme, weil die Änderung irgendwo in einer E-Mail stecken geblieben ist.
Wenn Daten in getrennten Systemen liegen, entstehen schnell unterschiedliche Versionen derselben Information. Und genau das wird zum Problem, wenn man sich nicht mehr darauf verlassen kann, dass die Daten, die man sieht, auch stimmen.
Wenn die Antwort davon abhängt, in welchem System man nachschaut, dann gibt es ein Datenproblem. Datensilos erschweren das Reporting und führen dazu, dass Entscheidungen auf einer unsicheren Datengrundlage getroffen werden. Deshalb verfügen viele Unternehmen zwar über große Mengen an Mitarbeiterdaten, können diese aber nicht wirklich strategisch nutzen. Wertvolle Erkenntnisse gehen schlicht verloren, wenn Systeme und Daten nicht miteinander verbunden sind.
4. Das Vertrauen in den Payroll-Prozess fehlt
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung muss stimmen. Immer. Dazu gibt es keine Diskussion. Und dennoch ist ein Payroll-Prozess, der auf manuellen Schritten und der Übergabe von Informationen zwischen Mitarbeitenden basiert, per Definition fehleranfällig.
Wenn der Prozess nicht zuverlässig ist, investieren HR und Payroll unnötig viel Zeit und Energie in Kontrollen und doppelte Prüfungen. Zeit, die sie für deutlich wertschöpfendere Aufgaben nutzen könnten.
Stellen Sie sich vor, wofür HR- und Payroll-Verantwortliche diese Zeit nutzen könnten, wenn sie nicht ständig Daten kontrollieren müssten, die eigentlich längst korrekt sein sollten.
5. Die Abstimmung zwischen Teams kostet zu viel Zeit
Die HR-Abteilung ist nicht dafür da, Daten zwischen HR- und Payroll-Systemen hin und her zu schieben, sondern sich um Menschen zu kümmern: die richtigen Mitarbeitenden zu gewinnen, sie zu halten und weiterzuentwickeln und ihnen vom ersten bis zum letzten Arbeitstag eine gute Employee Experience zu bieten.
Wenn die Systeme jedoch nicht miteinander verbunden sind, wird der Arbeitsalltag schnell von Abstimmungen bestimmt. Wer hat was an wen geschickt? Ist die Änderung schon eingepflegt? Hat Payroll Bescheid bekommen? Das kostet Zeit und Energie und hält HR von der strategischen Arbeit ab.
Susanne Damgaard Petersen von Byens Bilpleje hat diesen Wandel selbst erlebt. Früher verbrachte sie den Großteil ihrer Zeit mit dem operativen Tagesgeschäft. Für strategische Organisationsentwicklung, Führungskräfteentwicklung sowie internes und externes Employer Branding blieb nur wenig Zeit. Heute ist es zum Glück genau umgekehrt.
Die Basis für nahtlose Prozesse zwischen HR- und Payroll-Systemen
Die fünf Herausforderungen entstehen vor allem dann, wenn HR, Payroll und Workforce Management in getrennten Systemen arbeiten. Die Lösung: Systeme, Daten und Prozesse von Anfang an miteinander verbinden.
Mit Paychex Paroll kann an bestehende HR-Landschaften angeknüpft werden. Paychex Payroll lässt sich über mehr als 100 fertige Konnektoren oder mit Hilfe einer Public API mit bestehenden HR- und Workforce-Lösungen verbinden. So fließen Daten zuverlässiger zwischen den Systemen, manuelle Abstimmungen werden reduziert und eure Teams gewinnen Zeit für wichtigere Aufgaben.
So werden Prozesse einfacher, Entscheidungen fundierter und die Employee Experience besser.
