Mange HR- og lønmedarbejdere kender situationen. Det er mandag morgen, lønkørslen nærmer sig, og de sidder og venter på en fil fra en kollega i en anden afdeling, før de kan komme videre. Eller de er ved – endnu en gang – at oprette en ny medarbejder i et af systemerne. Eller de har netop opdaget, at en opdatering aldrig nåede fra HR-systemet over i lønsystemet.
Selvom de fleste virksomheder har digitaliseret HR, løn og tidsregistrering, oplever mange, at de bruger overraskende meget tid på at kontrollere data, rette fejl og koordinere mellem afdelinger.
Det er ikke store fejl. Det er ikke dramatiske nedbrud. Det er bare hverdagen, når systemer ikke hænger sammen. Og den hverdag koster mere, end de fleste er klar over.
Problemet er sjældent de enkelte systemer. Problemet opstår ofte i mellemrummene mellem dem. De opstår mellem HR og løn. Mellem løn og tidsregistrering/fravær. Og mellem de mennesker, der hver dag skal sikre, at organisationen arbejder ud fra de samme oplysninger.
Hvad er konsekvensen ved usammenhængende HR- og lønløsninger? Vi giver dig et overblik her:
1. Du taster den samme oplysning ind igen og igen
En ny medarbejder starter. Navn, CPR-nummer, stilling, løn, afdeling. Du taster det ind i ét system. Så i et andet. Måske et tredje. Hos Byens Bilpleje, der har 450 medarbejdere fordelt på 55 afdelinger, skulle nye medarbejdere tidligere oprettes manuelt seks forskellige steder.
“Processerne var for tunge, og der var alt for mange fejl i lønprocessen,” fortæller Susanne Damgaard Petersen, Head of HR hos Byens Bilpleje.
Dobbeltindtastning er ikke bare spild af tid. Det er en konstant kilde til fejl. For jo flere gange de samme data tastes ind, jo større er sandsynligheden for, at noget går galt – og at nogen bagefter skal bruge tid på at finde ud af, hvad der skete.
2. Vigtige oplysninger går tabt mellem kolleger
Lønadministratoren venter på fraværslisten fra HR. HR venter på godkendelsen fra den daglige leder. Den daglige leder var travlt optaget af andre arbejdsopgaver og overså mailen fra HR.
Hos Skallerup Seaside Resort, der kører løn på tværs af syv forskellige overenskomster, var lønkørslen tidligere præget af netop den slags sårbare overleveringer.
Manuelle overleveringer er systemernes blinde vinkler. Det er der, oplysninger forsvinder, frister glider, og frustration opstår – ikke fordi nogen ikke vil gøre deres arbejde, men fordi systemerne ikke hjælper dem med at gøre det i den rigtige rækkefølge.
3. Ingen ved, hvilke data er de rigtige
Medarbejderen har fået ny adresse. Det er opdateret i lønsystemet. Men ikke i HR-systemet. Eller omvendt. Eller slet ikke i nogen af dem, fordi ændringen strandede i en e-mail.
Når data lever i separate systemer, opstår der hurtigt flere versioner af sandheden. Og det skaber et grundlæggende problem, når du ikke kan stole på det, du ser.
Hvis svarene afhænger af, hvilket system du slår op i, har du et dataproblem. Når data ligger i siloer, bliver rapportering vanskeligere, og beslutninger træffes på et usikkert grundlag. Det er også derfor, at mange virksomheder oplever, at de sidder på store mængder medarbejderdata uden reelt at kunne bruge dem strategisk. Værdifulde indsigter drukner ganske enkelt i usammenhængende systemer.
4. Ingen tør stole på processen
Lønnen skal være rigtig. Altid. Det er ikke til diskussion. Og alligevel er en lønproces, der bygger på manuelle trin og menneskelige overleveringer, per definition en proces med risiko for fejl.
Når processen er usikker, bruger HR og løn unødigt mange kræfter på at kontrollere og dobbelttjekke – tid, de kunne bruge på noget langt mere værdiskabende. Forestil dig, hvad du og dine kolleger kunne bruge tiden på, hvis I ikke konstant skulle kontrollere data, som allerede burde være korrekte.
5. For meget tid går med at koordinere mellem teams
HR-afdelingen er ikke sat i verden for at flytte data mellem systemer, men for at tage sig af mennesker – rekruttere de rigtige, fastholde dem, udvikle dem og sikre en god oplevelse fra første til sidste arbejdsdag.
Men når systemerne ikke hænger sammen, fyldes dagene med koordinering. Hvem har sendt hvad til hvem? Er det opdateret? Har løn fået besked? Det sluger tid og energi – og trækker HR væk fra det strategiske arbejde.
Susanne Damgaard Petersen fra Byens Bilpleje kender transformationen på egen krop. Tidligere brugte hun det meste af sin tid på den daglige drift og minimal tid på strategisk organisationsudvikling, ledelsesudvikling, samt intern og ekstern employer branding. I dag er det heldigvis omvendt.
Et sammenhængende fundament
De fem udfordringer herover er ikke unikke for bestemte brancher eller virksomhedsstørrelser. De opstår, når HR, løn og tidsregistrering/fravær fungerer som adskilte øer – og de forsvinder, når de samme løsninger er ordentligt bundet sammen.
Står I over for at udskifte eller udvide jeres HR-, løn- og workforce management-systemer? Valget står ofte mellem to yderpunkter: Tunge enterprise-systemer – eller en række specialiserede løsninger, der skal integreres. Begge dele har en pris. Enten i kompleksitet eller i manglende sammenhæng.
Paychex Europe positionerer sig et tredje sted. HR, løn og workforce management er bundet sammen fra start i en integreret HCM-løsning. Kernen er Paychex Europe Integration Platform.
Med én platform, ét datagrundlag og én samlet indgang til HR, løn og workforce management får I et sammenhængende fundament for hele medarbejderrejsen. Det reducerer administrationen, styrker datakvaliteten og giver jeres teams mere tid til de opgaver, der giver størst forretningsmæssig effekt.
Sammenhæng i systemer skaber sammenhæng på tværs af HR og løn. Det gør samarbejdet enklere, beslutningerne bedre og medarbejderoplevelsen stærkere.
Jo enklere medarbejderrejsen er – fra ansættelse til udvikling og fastholdelse – desto lettere bliver det at skabe engagement, trivsel og resultater.
Vores guide hjælper jer gennem beslutningsprocessen, så I kan vælge den rette HCM-løsning til jeres organisation.
