Privatlivspolitik
Paychex Europe Denmark ApS, CVR.nr. 15611472 (”Paychex”, ”vi”, ”os” eller ”vores”), der ejer og er leverandør af løsningerne:
- Danløn
- Paychex Europe Lessor Payroll
- Paychex Europe Lessor Workforce
- Paychex Europe Emply People
behandler personoplysninger i en række forskellige situationer.
Paychex agerer i visse situationer som dataansvarlig, bl.a. i forbindelse med at besøgende på vores hjemmeside kontakter os via hjemmesiden og i forbindelse med afholdelse af kurser og webinarer. I afsnittet nedenfor kan du læse mere om formål, behandlingsgrundlag og dine rettigheder.
Når Paychex behandler personoplysninger om vores kunders medarbejdere i vores løsninger, agerer Paychex som databehandler og er underlagt de vilkår, der fremgår af den databehandleraftale, vi har indgået med vores kunder. Du kan læse mere om vores rolle som databehandler, hente en kopi af vores standard databehandleraftale og læse mere om hvilke sikkerhedsforanstaltninger, vi har truffet for at passe på dine medarbejderes personoplysninger i vores databehandleraftale.
Du er altid velkommen til at kontakte os via kontaktoplysningerne angivet nedenfor i punkt 12.1, hvis du har spørgsmål angående vores behandling af personoplysninger. Se også punkt 10 nedenfor, hvor vi nærmere beskriver dine rettigheder og har angivet yderligere kontaktoplysninger.
2 Vores behandling af personoplysninger som dataansvarlig, når du benytter Paychex’ dedikerede hjemmesider, og når du gør brug af vores kontaktformularer eller på anden måde kommunikerer med os
2.1 Når du benytter Paychex’ dedikerede hjemmesider eller i øvrigt kontakter os, behandler Paychex som dataansvarlig forskellige personoplysninger om dig, fx i forbindelse med din brug af vores dedikerede hjemmesider, når du kontakter os med henblik på at modtage support, eller når du i øvrigt kontakter os, samt når vi modtager oplysninger om dig fra tredjemand.
2.2 Når du kontakter os via kontaktformularer på vores hjemmeside eller i forbindelse med andre henvendelser, vil din henvendelse nogle gange indeholde personoplysninger, fx kontaktinformationer, din tilknytning til en bestemt virksomhed eller andre personoplysninger, som du måtte give os. Vi behandler blandt andet disse oplysninger for at kunne behandle og besvare din henvendelse.
2.3 Vores hjemmel til at behandle oplysninger som beskrevet i punkt 2.1 og punkt 2.2 er forfølgelsen af vores legitime interesse. Vores legitime interesse er vores behandling og besvarelse af din henvendelse. Retsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
2.4 Hvis du benytter en af vores kontaktformularer, hvis du i en henvendelse viser interesse for et af vores produkter, eller hvis du henvender dig på vegne af en virksomhed, kan vi også registrere dig og de oplysninger, du giver os, i vores CRM-system som et potentielt lead eller repræsentant for en virksomhed, så vi kan kontakte dig med oplysninger om og tilbud på vores produkter. Du vil da blive registreret som en kontaktperson for den virksomhed, du repræsenterer.
2.5 Vores hjemmel til at behandle oplysninger som beskrevet i punkt 2.4 er forfølgelsen af vores legitime interesser. Vores legitime interesser er: (i) det potentielle salg af vores produkter, vi kan opnå ved senere at benytte oplysningerne til at rette henvendelse til dig om vores produkter, samt (ii) vores interesse i at kunne kontakte dig som kontaktperson for den virksomhed, du repræsenterer. Retsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
3 Vores behandling af personoplysninger, som du giver os i forbindelse med support, markedsføring og generel kommunikation
3.1 Når du kontakter os for at modtage support til brugen af vores produkter, vil din henvendelse nogle gange indeholde personoplysninger, fx kontaktinformationer, din tilknytning til en bestemt virksomhed eller andre personoplysninger, som du måtte give os. Vi behandler disse oplysninger for at kunne yde den support, du beder om.
3.2 Vores hjemmel til at behandle oplysninger som beskrevet i punkt 3.1 er forfølgelsen af vores legitime interesse. Vores legitime interesse er behandlingen og besvarelsen af din henvendelse og dermed ydelsen af den support, vi har aftalt at yde med den virksomhed, som du repræsenterer. Retsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
3.3 Vi kan også benytte din henvendelse, og dermed personoplysninger indeholdt deri, som led i optimeringen af vores nuværende services eller til udviklingen af nye services, fx ved at udarbejde statistik over modtagne henvendelser eller foretage anonymisering af modtagne henvendelser for at kunne benytte dem senere. Vi kan også anvende dine kontaktoplysninger i forbindelse med udarbejdelse af spørgeundersøgelser, samt de personoplysninger vi måtte modtage, hvis du deltager i spørgeundersøgelsen.
3.4 Vores hjemmel til at behandle oplysninger som beskrevet i punkt 3.5 er forfølgelsen af vores legitime interesse. Vores legitime interesse er den potentielle optimering af vores nuværende services eller udvikling af nye services, som behandlingen forsøger at opnå. Retsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
3.5 Når du kontakter os telefonisk for at modtage support til brugen af vores produkter optager vi telefonsamtalen, hvis du giver samtykke hertil. Formålet med optagelsen er træning af vores medarbejdere i supportafdelingen.
3.6 Vores hjemmel til at behandle oplysninger som beskrevet i punkt 3.5 er det samtykke, du har afgivet forud for optagelsen. Retsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.
3.7 Du kan altid tilbagekalde dit samtykke. Dette kan ske ved at du henvender dig til os via kontaktoplysningerne angivet i punkt 12.1 nedenfor.
3.8 I forbindelse md udsendelse af markedsføringsmateriale, heri kundetilfredshedsundersøgelser eller personalisering (profilering) af vores markedsføring til dig, herunder på baggrund af din klikadfærd i forhold til den modtagne markedsføring ved hjælp af cookies, kan vi behandle dine personoplysninger, fx navn, e-mailadresse, din virksomhedstilknytning og andre oplysninger, som vi konkret modtager.
3.9 Vores hjemmel til at behandle oplysninger som beskrevet i punkt 3.8 er det samtykke, du har afgivet forud for udsendelse af markedsføringen til dig. Retsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.
3.10 Du kan altid tilbagekalde dit samtykke. Dette kan ske ved at afmelde dig via den pågældende kommunikation eller ved at du henvender dig til os via kontaktoplysningerne angivet i punkt 12.1 nedenfor.
4 Vores behandling af personoplysninger, når du tilmeldes eller tilmelder dig et kursus og i forbindelse med afvikling af kurser
4.1 Når du eller andre tilmelder dig et kursus, behandler vi dine kontaktoplysninger, fx dit navn, din e-mailadresse, din virksomhedstilknytning og andre oplysninger, som vi konkret modtager. Dette kan fx også være oplysninger om bestemte madpræferencer, hvis vi skal stå for beværtning i forbindelse med kurset. Vi gør dette for at kunne levere dig det kursus, du er tilmeldt.
4.2 Vores hjemmel til at behandle oplysninger er forfølgelsen af vores legitime interesse. Vores legitime interesse er, at behandlingen af personoplysningerne er nødvendig for, at vi kan levere det kursus, som vi har aftalt at levere med den virksomhed, du deltager på vegne af. Retsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
4.3 Hvis din tilmeldelse sker på vegne af dig selv, og dermed ikke sker på vegne af en virksomhed, er vores hjemmel i stedet, at behandlingen er nødvendig af hensyn til opfyldelse af den aftale, vi indgår med dig om leveringen af et kursus. Retsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.
5 Vores behandling af personoplysninger, når du tilmelder og modtager nyhedsbrev
5.1 Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev, registrerer vi din e-mailadresse og eventuelle andre kontaktinformationer, som kan udgøre personoplysninger, for at kunne sende vores nyhedsbreve og tilbud til dig.
5.2 I nogle tilfælde registrerer vi også andre oplysninger, som du konkret giver os.
5.3 Vi bruger disse yderligere oplysninger til at kunne individualisere de tilbud og nyheder, vi sender til dig.
5.4 Vores hjemmel til ovennævnte behandling er det samtykke, du giver, når du tilmelder dig vores nyhedsbrev. Retsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.
5.5 Du kan altid tilbagekalde dit samtykke. Dette kan ske ved at afmelde dig via den pågældende kommunikation eller ved at du henvender dig til os via kontaktoplysningerne angivet i punkt 12.1 nedenfor.
6 Vores behandling af personoplysninger i forbindelse med din brug af vores hjemmesider
6.1 Vores hjemmesider anvender cookies og lignende teknologier til at indsamle og behandle oplysninger om vores besøgendes brug af vores hjemmeside og ydelser. Ønsker du at vide mere om vores brug af cookies og lignende teknologier, kan du læse herom i vores cookiepolitik.
6.2 Når der placeres cookies og lignende teknologier på dit terminaludstyr, kan der ske behandling og videregivelse til vores samarbejdspartnere af dine personoplysninger, fx oplysninger om din IP-adresse, hvis du har givet samtykke hertil. Vores hjemmel til at behandle disse oplysninger er det samtykke, du har afgivet forud for brug af cookies og lignende teknologi. Retsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.
6.3 Du kan altid tilbagekalde dit samtykke. Dette kan fx ske ved at du henvender dig til os via kontaktoplysningerne angivet i punkt 12.1 nedenfor.
7. Behandling af personoplysninger i forbindelse med retlige forpligtelser, håndhævelse af brugervilkår og håndtering af retskrav
7.1 Når vi behandler personoplysninger for at overholde vores forpligtelser efter gældende lovgivning, sker det udelukkende i det omfang, det er nødvendigt for at sikre overholdelse af gældende lovkrav og for korrekt og lovpligtig administration af vores tjenester. Dette kan omfatte opbevaring, indberetning eller udlevering af oplysninger, når det kræves i henhold til bogføringsregler, myndighedskrav eller andre retlige forpligtelser, som vi er underlagt.
7.2 Retsgrundlaget for behandling af oplysninger som beskrevet i punkt 7.1 er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c.
7.3 Fra tid til anden kan det være nødvendigt for os at behandle personoplysninger for at kunne fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav. Når vi behandler personoplysninger i forbindelse med håndtering af potentielle eller faktiske retskrav, sker det med henblik på at kunne dokumentere relevante forhold, fremlægge nødvendig information og sikre vores mulighed for at fastlægge, forsvare eller gøre retskrav gældende.
7.4 Retsgrundlaget for behandling af oplysninger som beskrevet i punkt 7.3 er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, og, hvor det er relevant, artikel 9, stk. 2, litra f.
8 Videregivelse og overladelse af personoplysninger til databehandlere og tredjeparter
8.1 Vi videregiver som udgangspunkt ikke personoplysninger omfattet af denne persondatapolitik til tredjemand uden dit samtykke, medmindre vi er forpligtet hertil i henhold til loven, eller hvis det sker for at forfølge de ovenfor beskrevne formål, herunder for at kunne levere vores løsninger. Eksempelvis kan vi videregive dit navn til en tredjepart, hvis denne tredjeparts lokaler skal benyttes til afholdelse af et kursus, som du skal deltage i. Vi kan også dele dine kontakt- og præferenceoplysninger med vores koncernforbundne selskaber, hvis du fx har givet samtykke hertil i forbindelse med tilmelding af nyhedsbreve mv. Vores hjemmel til sådan videregivelse er da den samme som beskrevet oven for i forhold til vores egen behandling.
8.2 Vi overlader i en række tilfælde behandlingen af dine personoplysninger til vores databehandlere. Dette er eksempelvis tilfældet, når vi lader vores data blive hostet hos en ekstern leverandør, og når vi lader en anden virksomhed varetage driften af vores hjemmeside. Vores databehandlere behandler udelukkende dine personoplysninger i henhold til vores instruks, og vi indgår altid databehandleraftaler med vores databehandlere. Vi anvender fortrinsvist anerkendte og modne databehandlere som fx Microsoft, der er i stand til at stille tilstrækkelige garantier i form af ekspertise, pålidelighed og ressourcer til implementering af passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for de personoplysninger, som de behandler på vegne af os.
8.3 Vi anvender bl.a. databehandleren Abtion, der leverer en række ydelser i forbindelse med driften af vores hjemmeside.
8.4 Hvis vores databehandlere undtagelsesvist behandler personoplysninger på vegne af os i et tredjeland, sikrer vi altid, at det nødvendige lovpligtige overførselsgrundlag er på plads.
9 Opbevaring af dine personoplysninger
9.1 Vi behandler dine personoplysninger så længe det er nødvendigt til de formål, hvortil personoplysningerne blev indsamlet. Se skemaet nedenfor for konkrete slettefrister.
| Oplysninger og formål med behandling | Opbevaringsperiode efter indsamling |
| Oplysninger om leads der behandles med henblik på bl.a. potentielt salg af produkter | Oplysningerne slettes senest 3 år efter indsamling, medmindre den virksomhed kontaktpersonen repræsenterer er blevet kunde hos os |
| Kontaktoplysninger modtaget i forbindelse med support | Oplysningerne slettes senest 3 år efter supportsagen er afsluttet |
| Telefonsamtaler optaget i forbindelse med support | Oplysningerne slettes efter 90 dage |
| Oplysninger modtaget i forbindelse med kursustilmelding | Oplysningerne slettes efter 6 år |
| Oplysninger modtaget i forbindelse med tilmelding til nyhedsbrev | Oplysningerne slettes senest 3 dage efter at samtykket er trukket tilbage. |
| Oplysninger indsamlet ved brug af cookies mv. | Oplysningerne slettes senest 2 år efter seneste besøg på hjemmesiderne. |
10 Dine rettigheder
10.1 Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.
Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger. Det følger af Databeskyttelsesforordningen art. 15.
Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til få urigtige eller ufuldstændige personoplysninger om dig selv rettet. Hvis du mener, at vi behandler oplysninger om dig, som er forkerte, forældede eller på anden måde unøjagtige, har du ret til at kontakte os med henblik på at få dem rettet eller opdateret. Det følger af Databeskyttelsesforordningen art. 16
Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer. Bemærk, at retten til sletning ikke er absolut og i nogle tilfælde kan vi være berettiget eller forpligtet til at gemme visse oplysninger – for eksempel, hvis det er nødvendigt af hensyn til lovkrav vi er underlagt. Det følger af Databeskyttelsesforordningen art. 17
Ret til begrænsning af behandling
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser. Det følger af Databeskyttelsesforordningen art. 18
Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Det følger af Databeskyttelsesforordningen art. 21
Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring. Det følger af Databeskyttelsesforordningen art. 20
10.2 For alle henvendelser om udøvelse af dine rettigheder kan du blot rette henvendelse via kontaktoplysningerne angivet i punkt 12.1.
11. Vores behandling af personoplysninger, når vi udsender kundetilfredshedsundersøgelser til kunder onboardet via vores partnere
11.1 I forbindelse med udsendelse af kundetilfredshedsundersøgelser til kunder, der er blevet onboardet via vores partnere, vil vi behandle personoplysninger om vores partneres medarbejdere, som har bistået os med onboardingprocessen. I denne forbindelse vil vi behandle personoplysninger såsom navn, e-mailadresse, telefonnummer, virksomhed og partner-tilknytning samt andre oplysninger, der indgår i den kundetilfredshedsundersøgelse, som vores kunde udfylder. Vi vil også behandle personoplysninger om kontaktpersoner hos vores kunder, der udfylder undersøgelsen. I denne forbindelse vil vi behandle personoplysninger såsom navn, e-mailadresse, telefonnummer, virksomhedstilknytning og andre oplysninger, der indgår i den kundetilfredshedsundersøgelse, som vores kunde udfylder. Vi behandler disse oplysninger for at forbedre vores onboarding- og kundeoplevelse samt for at evaluere partnerperformance.
11.2 Vores behandlingsgrundlag for behandlingen af de oplysninger, der er beskrevet i afsnit 11.1, er forfølgelsen af vores legitime interesser. Vores legitime interesse er at forbedre vores onboarding- og kundeoplevelse samt at evaluere partnerperformance. Retsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
12 Kontakt
12.1 Såfremt du har spørgsmål eller kommentarer til behandlingen af dine personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte os via:
Paychex Europe Denmark ApS
CVR: 15611472
Engholm Parkvej 8
3450 Allerød
E-mail: info@paychex.eu, telefon: 48 16 60 00
12.2 Du kan også kontakte vores databeskyttelsesrådgiver (DPO), DPO Danmark, på tlf.: 77 34 17 34 og e-mail: dpo-lessor@dpo-danmark.dk
12.3 Såfremt du vil indgive en klage over vores behandling af dine personoplysninger, kan du gøre dette til Datatilsynet, på tlf.: 33 19 32 00 eller: https://www.datatilsynet.dk/kontakt/
