Jahreswechsel in der Payroll: Diese Änderungen in der Entgeltabrechnung sind 2026 relevant

Erfahren Sie, welche Änderungen das Jahr 2026 in den Bereichen Sozialversicherung, Lohnsteuer und Arbeitsrecht mit sich bringt – und welche Anpassungen in den technischen Meldeverfahren sowie durch die EU-Entgelttransparenzrichtlinie auf Unternehmen zukommen. Der Beitrag fasst die wichtigsten Punkte nach Themen zusammen und zeigt in einem Überblick, worauf Sie sich in der Praxis vorbereiten sollten.

Sozialversicherung und Sozialversicherungsrecht

Für 2026 sind steigende Rechengrößen (u. a. Beitragsbemessungsgrenzen, Versicherungspflichtgrenzen, Bezugsgrößen) vorgesehen, teils noch als Entwurf, z. B. die Beitragsbemessungsgrenze Kranken-/Pflegeversicherung. Fest steht: 2026 steigen die maßgeblichen Beitrags- und Rechengrößen; Jahresarbeitsentgelt- und Beitragsbemessungsgrenzen werden neu festgelegt; die Sozialversicherungsbeiträge neu berechnet und die Sachbezugswerte angepasst. In Sachen Gesetzgebung und Rechtsprechung tut sich auch Einiges: Aktuelle Entscheidungen zur beitragsrechtlichen Behandlung von Benefits (z. B. Gutscheine, Sachbezüge) und variablen Vergütungen sollten in der Payroll berücksichtigt werden.

Auswirkungen auf die Entgeltabrechnung:

• Brutto-Netto-Verhältnis verändert sich
• Lohnnebenkosten steigen (bei höheren Entgeltgruppen)
• Meldungen an SV-Träger müssen mit den neuen Grenzwerten erfolgen (Entgelt-/Jahresmeldungen etc.).

Mindestlohn und Minijob

Seit 2025 betrug der Mindestlohn 12,82 Euro, nun steigt er erneut – zum 1. Januar 2026 auf 13,90 Euro (pro Stunde). Die Verdienstgrenze für Minijobs erhöht sich dementsprechend auf 603 Euro pro Monat. Unternehmen sollten daher prüfen, ob ihre Lohnarten, Zeitmodelle und Vertragsgrundlagen den neuen Vorgaben entsprechen.

Auswirkungen auf die Entgeltabrechnung:

• Stundenlohn-Prüfungen bei Lohnarten und Arbeitszeitmodellen
• Arbeitsverträge prüfen (Stundenkontingente, Mehrarbeit, Urlaubsentgelt)
• Tarifliche/vertragliche Mindestvergütungen gegenprüfen und ggf. anpassen

Lohnsteuer, Freibeträge und Sachbezüge

Seit 2025 gilt der Wegfall der Fünftelregelung für Lohnsteuer bei Einmalzahlungen. Erwartete Anpassungen für 2026: Erhöhungen bei Grundfreibetrag, Kinderfreibetrag und Kindergeld. Das Jahr 2026 bringt weitere Änderungen im Lohnsteuerrecht. Bei der Firmenwagenbesteuerung werden die Regeln für geldwerte Vorteile – insbesondere bei Elektro- und Hybridfahrzeugen – aktualisiert. Unternehmen sollten prüfen, ob sich dadurch neue Bewertungs- oder Nachweispflichten ergeben. Zudem gelten ab 1. Januar 2026 neue Sachbezugswerte für Verpflegung und Unterkunft. Aktuelle Richtlinien zu Pauschalversteuerung und Reisekosten sind ebenso zu beachten und in die Abrechnungspraxis zu übernehmen.

Auswirkungen auf die Entgeltabrechnung:

• Dienstwagenrichtlinie prüfen und bei Bedarf anpassen
• Lohnarten für Sonderzahlungen aktualisieren
• Benefit-Katalog (z. B. Mahlzeiten, Unterkunftszuschüsse) anpassen
• Leitlinien zu Pauschalversteuerung, Reisekosten, Homeoffice-Konstellationen und Firmenwagenauf den neusten Stand bringen

Technische Verfahren & Meldepflichten

Im Bereich der technischen Verfahren und Meldepflichten steht 2026 ganz im Zeichen der Digitalisierung. Seit dem 1. Juli 2025 ist das DaBPV-Verfahren verpflichtend: Arbeitgeber müssen die Elterneigenschaft und Kinderzahl von Beschäftigten elektronisch über die Datenstelle der Deutschen Rentenversicherung bzw. das Bundeszentralamt für Steuern abrufen. Eine saubere Stammdatenpflege und revisionssichere Protokollierung sind dafür unerlässlich.

Auch das Verfahren zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) wird 2026 weiterentwickelt. Ziel ist es, Rückmeldungen der Krankenkassen noch effizienter und standardisierter in die Entgeltabrechnungssysteme zu integrieren. Zudem schreitet das digitale Nachweisverfahren in der Pflegeversicherung voran. Unternehmen sollten die Einführung und Weiterentwicklung aufmerksam verfolgen und frühzeitig prüfen, ob ihre Systeme und Schnittstellen die neuen Anforderungen unterstützen.

Auswirkungen auf die Entgeltabrechnung:

• Stammdaten prüfen, Rollen und Rechte klarziehen
• Prozesse und Schnittstellen früh testen, Schulungsbedarf einplanen

EU-Entgelttransparenzrichtlinie und Einsatz von KI

Auch im Arbeitsrecht bringt 2026 neue Anforderungen, insbesondere durch die EU-Entgelttransparenzrichtlinie und den zunehmenden Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) in HR-Prozessen. Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie verpflichtet Unternehmen künftig zu mehr Offenheit bei Gehaltsstrukturen. Dazu gehören unter anderem Gehaltsangaben in Stellenanzeigen, erweiterte Auskunftsrechte für Beschäftigte sowie Berichtspflichten zu Entgeltkriterien und Vergütungsunterschieden. Beim Einsatz von KI im Arbeitsrecht stehen vor allem Transparenz, Datenschutz und Diskriminierungsfreiheit im Mittelpunkt. Systeme, die etwa bei Recruiting oder Leistungsbeurteilungen eingesetzt werden, müssen nachvollziehbar und rechtssicher gestaltet sein.Zudem setzt die aktuelle Rechtsprechung neue Akzente bei Themen wie Arbeitszeiterfassung, mobile Arbeit, Diskriminierungsschutz und Bonusregelungen. Unternehmen sollten diese Entwicklungen aufmerksam verfolgen und ihre betrieblichen Regelungen sowie HR-Prozesse entsprechend anpassen.

Auswirkungen auf die Entgeltabrechnung:

• Vergütungsbänder und Bewertungsgrundlagen frühzeitig prüfen und dokumentieren;Reporting-Prozesse definieren
• Betriebsvereinbarung zum KI-Einsatz erstellen bzw. aktualisieren, Prüfprozesse definieren, Führungskräfte sensibilisieren und schulen
• Arbeitszeit- und Leistungsbeurteilungsrichtlinien updaten; Beweislast- und Dokumentationsanforderungen beachten

Weitere Auswirkungen auf die Payroll-Prozesse und zusätzliche Praxis-Tipps

Stammdaten & Verträge

• Mini- bzw. Midijob-Parameter (Stunden, Entgelt) an den neuen Mindestlohn anpassen
• Tarifverträge & Mindestvergütungen auf Konformität prüfen
• Kinderzahl/Elterneigenschaft vollständig und korrekt führen (DaBPV-Relevanz)

Mitarbeiterkommunikation

• Info-Schreiben/Intranet-Beitrag: Was ändert sich beim Brutto-Netto-Ergebnis?
• Beratung anbieten (Sonderzahlungen, Steueränderungen, SV-Grenzen etc.)
• Compliance & Dokumentation
• Entgeltbänder dokumentieren (EU-Transparenz)
• Prozesshandbuch (Meldepflichten, Fehlerhandling) aktualisieren
• Revision: Nachvollziehbarkeit der Änderungen sicherstellen

Jahreswechsel in der Payroll: FAQs