Stellt der Arbeitgeber seinen Beschäftigten Datenverarbeitungs- oder Telekommunikationsgeräte zur Verfügung, die auch privat genutzt werden dürfen, kann dies eine attraktive lohnsteuerbegünstigte Zusatzleistung sein. Dazu zählen insbesondere Smartphones, Tablets, Notebooks inklusive Zubehör, bereitgestellte Software sowie die Übernahme von Internet- oder Mobilfunkkosten.
Entscheidend für die steuerliche Behandlung ist dabei, wem das Gerät gehört bzw. wer Vertragspartner des Mobilfunk- oder Internetvertrags ist:
- Bleiben die Geräte im Eigentum des Arbeitgebers und werden den Mitarbeitenden lediglich überlassen, ist der geldwerte Vorteil aus der privaten Nutzung vollständig steuerfrei (§ 3 Nr. 45 EStG).
- Geht das Gerät dagegen durch Übereignung in das Eigentum des Arbeitnehmers über, ist der Vorteil grundsätzlich steuerpflichtig. In diesem Fall kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer jedoch pauschal mit 25 Prozent übernehmen (§ 40 Abs. 2 Nr. 5 EStG), sofern die Leistung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht wird.
Was fällt unter die steuerfreie Überlassung?
Der Arbeitgeber kann den Mitarbeitenden einzelne IT- und Telekommunikationsgeräte samt Zubehör überlassen, ohne dass die Lohnsteuerpflicht entsteht. Die amtlichen Lohnsteuerhinweise nennen „Personalcomputer, Laptop, Handy, Smartphone, Smartwatch, Tablet, Autotelefon“ (LStH H 3.45) als Beispiele. Als Zubehör zählen beispielsweise Ladekabel, Laptop-Taschen oder Router und andere Netzwerk-Geräte.
Die gesetzliche Regelung ist bewusst weit gefasst und lässt grundsätzlich auch weitere Hardware zu, etwa Multifunktionsgeräte zum Drucken und Scannen. Nicht begünstigt sind jedoch typische Unterhaltungselektronikgeräte wie Smart-TVs, Spielekonsolen, E-Book-Reader, MP3-Player, Digitalkameras oder Navigationsgeräte. Ebenfalls steuerfrei ist die private Nutzung von Software, sofern der Arbeitgeber diese auch selbst im Betrieb einsetzt.
Übernimmt der Arbeitgeber zusätzlich die laufenden Verbindungsentgelte (z. B. Mobilfunk-, Internet- oder Roamingkosten), bleibt auch dies steuerfrei (R 3.45 Satz 6 LStR). Steuerfrei sind zudem Dienstleistungen, die im Zusammenhang mit diesen Zuwendungen erbracht werden, beispielsweise kostenpflichtige Software-Updates oder die Installation der Geräte auf Arbeitgeber-Kosten. Nicht steuerfrei sind hingegen Zuschüsse zum Kauf privater Geräte oder zur Finanzierung eines privaten Telefonanschlusses.
Steuerfreie Überlassung von Smartphones & Co.: Das ist zu beachten
Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Arbeitgeber Eigentümer des Geräts bleibt oder Inhaber des Leasing- bzw. Lizenzvertrags ist. Eine schriftliche Überlassungsvereinbarung ist dringend zu empfehlen. Sie sollte insbesondere eine Rückgabepflicht bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses regeln. Für die Steuerfreiheit unerheblich ist dagegen der Umfang der privaten Nutzung. Selbst eine ausschließlich private Verwendung steht der Steuerfreiheit nicht entgegen. Die Überlassung kann auch durch Dritte erfolgen, sofern sie aufgrund des Dienstverhältnisses geschieht – etwa bei Leasingmodellen oder im Außendienst durch Kunden des Arbeitgebers.
Smartphone statt Barlohn: Überlassung per Entgeltumwandlung möglich
Die Lohnsteuer-Richtlinien stellen klar, dass die Steuerfreiheit unabhängig davon gilt, ob die Überlassung zusätzlich zum Arbeitslohn oder im Rahmen einer Entgeltumwandlung erfolgt (R 3.45 Satz 6 LStR). Das bedeutet: Arbeitgeber und Arbeitnehmer können vereinbaren, dass ein Teil des Barlohns zugunsten eines vom Arbeitgeber bereitgestellten Smartphones oder Notebooks entfällt. Das Gerät bleibt Unternehmenseigentum – der Arbeitnehmer spart Lohnsteuer. Wichtig: Eine Entgeltumwandlung muss vorab und schriftlich vereinbart werden. Ohne klare vertragliche Regelung besteht das Risiko, dass Mitarbeitende die Auszahlung des umgewandelten Betrags verlangen können.
Sozialversicherung: Steuerfrei heißt nicht automatisch beitragsfrei
Sozialversicherungsfreiheit besteht nur bei Zusätzlichkeit (§ 1 Abs. 1 Nr. 1 SvEV i. V. m. § 8 Abs. 4 EStG). Erfolgt die Überlassung im Rahmen einer Entgeltumwandlung, ist der geldwerte Vorteil beitragspflichtiger Sachlohn. Maßgeblich ist der umgewandelte Betrag (bei Leasingmodellen die monatliche Leasingrate).
Pauschale Lohnsteuer bei Übereignung von IT-Geräten
Werden IT-Geräte dauerhaft an Mitarbeitende übereignet, kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer pauschal mit 25 Prozent übernehmen. Die Pauschalierung gilt für:
- Geräte und Zubehör
- Software
- Internetzugang
Nicht begünstigt sind Telekommunikationsgeräte ohne Internetfunktion (R 40.2 LStR).
Bei Internetzuschüssen bis 50 Euro monatlich genügt eine Erklärung des Arbeitnehmers; Belege sind nicht erforderlich, müssen jedoch digital zum Lohnkonto archiviert werden. Pauschal versteuerte Zuschüsse dürfen nicht zusätzlich als Werbungskosten geltend gemacht werden. Bis zur 50-Euro-Grenze erfolgt jedoch keine Anrechnung auf Werbungskosten. Die Lohnsteuerpauschalierung führt grundsätzlich zu Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung. Auf übereignete Notebooks oder Internetzuschüsse fallen damit keine Beitrage zur gesetzlichen Rentenversicherung, Pflege- und Krankenversicherung oder Arbeitslosenversicherung an.
Weitere Stolperfallen: IT-Sicherheit, Lizenzen und Datenschutz
Arbeitgeber, die die Überlassung oder Übereignung von Smartphones oder Notebooks an die Arbeitnehmer in Erwägung ziehen, sollten neben dem Steuer- und Sozialversicherungsrecht auch andere Aspekte bedenken, zum Beispiel:
- Lizenzbedingungen der Software prüfen
- IT-Sicherheitsrisiken bei privater Nutzung berücksichtigen
- Datenschutzrechtliche Grenzen beachten (private Inhalte auf Firmenhandys dürfen grundsätzlich nur mit Einwilligung eingesehen werden).
Diese und weitere Stolpersteine lassen sich mit einer modernen Payroll-Software wie Paychex Europe Payroll sicher umgehen: Ob Hardware-Leasing oder andere Benefits – mit ein paar Clicks sind entsprechende Bestandteile in die Payroll integriert.
