Lohnabrechnung selbst machen: Die besten Tipps und Tools im Überblick

Lohnabrechnung selbst machen: Die besten Tipps und Tools im Überblick

Die meisten gehen davon aus, dass die Lohnabrechnung in die Hände von Experten gehört und es keine Alternative dazu gibt. Doch das stimmt nicht! Mit einer Payroll-Software ist es auch weniger geübten Nutzern möglich, die Lohnabrechnung selbst zu machen – schnell, korrekt und konform. Worauf es dabei zu achten gilt und worauf es bei einem Lohnprogramm ankommt, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Die Aufbereitung der Arbeitsstunden/-tage der Mitarbeiter steht in jedem Unternehmen monatlich an. Was viele nicht wissen – damit ist ein großer Schritt in Richtung eigenständige Lohnabrechnung bereits getan. Dennoch gibt es wesentliche Aspekte, die bei der eigenständigen Erstellung der Lohnabrechnung unbedingt beachtet werden müssen.

Lohnabrechnung selbst machen in 5 einfachen Schritten:

Schritt 1: Ermittlung des Bruttoverdienstes: Grundbezüge, Stundenlohn, Zulagen, Zuschläge, Sachbezüge etc.

Schritt 2: Berechnung der gesetzlichen Abzüge: Lohnsteuer, Beiträge zur Sozialversicherung etc.

Schritt 3: Ermittlung des Nettoverdienstes: Bruttoverdienst minus gesetzliche Abzüge

Schritt 4: Ermittlung der sonstigen Zulagen und Abzüge

Schritt 5: Überweisung des Auszahlungsbeitrags

Hinweise zu den einzelnen Schritten

Bei der Berechnung von Lohnsteuer greift die sogenannte Steuerformel. Grundlage dafür ist der zu versteuernder Bruttolohn des Arbeitnehmers sowie seine individuellen Steuermerkmale. Der zu versteuernde Bruttolohn wird aus dem Gesamtbruttolohn minus den pauschal versteuerten und steuerfreien Lohnbestandteilen errechnet. Wenn Sie die Gehaltsabrechnung selbst erledigen möchten, sollten Sie bei diesem Schritt auch die Netto-Abzüge wie Raten für ein Arbeitgeberdarlehen oder eine Gehaltspfändung berücksichtigen.

Kommt ein Lohnprogramm zum Einsatz, können Sie bereits beim Eintragen der Lohnbestandteile die entsprechende Versteuerung sehen. Bei Payroll-Software sind die verschiedenen Lohnarten bereits hinterlegt und entsprechend kategorisiert. Hier sollten Sie allerdings aufpassen: Einige Programme zur Gehaltsabrechnung haben Fokus auf bestimmte Lohnarten. Bei Paychex Payroll ist es zum Beispiel der Normallohn. Informieren Sie sich also vor dem Kauf einer Payroll-Software, welche Lohnarten diese abrechnen kann.

Bei der Berechnung der Bezugsarten werden verschiedene Aufwendungen berücksichtigt, u. a. Grundbezüge, Zulagen und Zuschüsse, Zuschläge, Sachbezüge/geldwerte Vorteile, Mehrarbeitsvergütungen und einmalige Zuwendungen. Zu der Kategorie der Grundbezüge gehören u. a. Gehalt, Stundenlohn, Provision, Mutterschutzlohn und Mehrarbeitspauschale. Leistungszulagen, Zuschuss zum Mutterschaftsgeld sowie Zulagen für höherwertige Tätigkeit fallen in die Kategorie Zulagen und Zuschüsse. Die Zuschläge beziehen sich beispielsweise auf Schicht- und SFN-Zuschläge (Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit). Soll die Payroll-Software geldwerte Vorteile und/oder Sachbezüge mitberechnen, geht es zum Beispiel um Mahlzeitenzuschuss oder Dienstwagennutzung. Wenn Sie die Lohnabrechnung selbst erstellen, sollten Sie auch die einmaligen Zuwendungen angeben, wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie Abfindungen und Sonderzahlungen. Haben Sie erst einmal genug Grundwissen in Sachen Entgeltabrechnung aufgebaut, geht die Payroll fast von selbst – vorausgesetzt, Sie nutzen eine passende Lohnabrechnungssoftware!

Allgemeine Definition und Funktionen einer Payroll-Software

Eine Software für Entgeltabrechnung ist ein spezialisiertes Tool, das die Lohn- und Gehaltsabrechnung für Mitarbeiter automatisiert. Diese Softwarelösungen können entweder als eigenständige Programme oder als Teil einer umfassenderen ERP-Software (Enterprise Resource Planning) eingesetzt werden. Sie helfen Unternehmen dabei, die komplexen Prozesse der Lohnabrechnung zu automatisieren und zu vereinfachen, was besonders für kleine und mittelständische Unternehmen von großem Vorteil ist.

Zu den Hauptfunktionen einer Gehaltsabrechnungssoftware gehören:

• Lohn- und Gehaltsabrechnung: Automatisierte Berechnung der Löhne und Gehälter basierend auf den eingegebenen Daten.
• Steuerliche Abgaben und Sozialversicherungsbeiträge: Berechnung und Abführung der Lohnsteuer sowie der Beiträge zur Sozialversicherung.
• Anwesenheits- und Zeitmanagement: Überwachung und Erfassung der Arbeitszeiten, Verwaltung von Urlaubsansprüchen und Abwesenheiten der Mitarbeiter.
• Automatisierte Abrechnung von Löhnen und Gehältern: Regelmäßige und fehlerfreie Erstellung der Lohnabrechnungen.
• Berichterstellung und Analyse: Erstellung von Berichten und Analysen zur Überprüfung und Optimierung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen.

Diese Funktionen machen die Lohnabrechnungssoftware zu einem unverzichtbaren Werkzeug für jedes Unternehmen, das seine Lohn- und Gehaltsabrechnungen effizient und korrekt durchführen möchte. Neben der Automatisierung von Lohnprozessen bietet die Software auch eine präzise Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Darüber hinaus ermöglicht die Lohnabrechnungssoftware eine laufende Anpassung an die gesetzlichen Anforderungen und Unternehmensbedürfnisse, indem sie regelmäßig aktualisiert wird. Dies stellt sicher, dass alle Abrechnungen stets auf dem neuesten Stand sind.

Unternehmen profitieren außerdem von der Möglichkeit, umfangreiche Berichte und Analysen zu erstellen, die wertvolle Einblicke in die Personal- und Finanzplanung bieten. Schließlich unterstützt eine gute Lohnabrechnungssoftware auch die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen, indem sie sicherstellt, dass sensible Mitarbeiterdaten geschützt und nur autorisierten Personen zugänglich sind. All diese Aspekte tragen dazu bei, dass Unternehmen ihre Lohnbuchhaltung effizienter gestalten und gleichzeitig die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter durch pünktliche und fehlerfreie Gehaltsabrechnungen sicherstellen können.

Lohn- und Gehaltsabrechnung: Vorteile einer Payroll-Software

Die Nutzung einer Lohnabrechnungssoftware bringt zahlreiche Vorteile mit sich, aber es gibt auch einige Nachteile, die kritisch bewertet werden sollten.

Vorteile:

• Zeit- und Kostenersparnis: Eine Lohnabrechnungssoftware automatisiert die Abrechnung von Löhnen und Gehältern, was erheblich Zeit und Kosten spart. Manuelle Berechnungen und Papierkram entfallen, wodurch der gesamte Prozess effizienter wird.
• Erhöhte Genauigkeit: Durch die Automatisierung werden Fehler minimiert. Die Software führt Berechnungen präzise durch und berücksichtigt dabei alle relevanten gesetzlichen Vorgaben.
• Verbesserung der Transparenz und Kontrolle: Die Software bietet eine übersichtliche Darstellung aller Abrechnungsprozesse und ermöglicht eine einfache Kontrolle und Nachverfolgung. So behalten Sie stets den Überblick über Ihre Lohnbuchhaltung.
• Reduzierung von Fehlerquellen: Automatisierte Prozesse und Fehleralerts zeichen jedes Lohnabrechnungsprogramm aus. Sie reduzieren die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler, was zu einer sicheren und korrekten Abrechnung führt.

Nachteile:

• Anfangsinvestitionen: Die Anschaffung und Implementierung einer Lohnabrechnungssoftware erfordert eine Investition. Diese Kosten können je nach Anbieter und Funktionsumfang variieren. Mit Paychex Payroll profitieren Sie von niedrigen, völlig transparenten Preisen: monatlich 19 € Grundgebühr + 3,90 € pro Mitarbeiter im Standard-Service.
• Bedarf an regelmäßigen Updates und Wartungen: Um sicherzustellen, dass Ihr Lohnabrechnungsprogramm stets korrekt funktioniert und den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entspricht, sind regelmäßige Updates und Wartungen notwendig. Dies kann je nach Payroll-Software zusätzliche Kosten verursachen – bei Paychex Payroll ist dies allerdings nicht der Fall.
• Abhängigkeit von der Internetverbindung: Bei cloudbasierten Lösungen ist eine stabile Internetverbindung erforderlich. Bei einem Ausfall der Verbindung kann es zu Verzögerungen kommen, bis die Verbindung wieder funktioniert.

Lohnabrechnung: Payroll-Software oder Outsourcing?

Warum sollten Sie sich selbst die Mühe machen – die Lohnabrechnung kann ja leicht ausgelagert werden? Dagegen spricht nichts! Aber wir möchten kurz die Vorteile für Sie und Ihr Unternehmen erläutern, die entstehen, wenn Sie die Lohnabrechnung mithilfe einer Lohnbuchhaltungssoftware selber übernehmen.

• Ein besserer Überblick über die Personalangelegenheiten im Unternehmen.
• Sie holen sich die Kontrolle über die Lohnabrechnung im Unternehmen zurück, werden zum Payroll-Profi und können die anfallenden Aufgaben im Lohnabrechnungsprogramm selbst erledigen.
• Sie profitieren von höherer Flexibilität in Bezug auf Abrechnung: Eine Software zur Lohnabrechnung in der Cloud, wie zum Beispiel Paychex Payroll, ist rund um die Uhr und jeden Tag erreichbar. Kurzfristige Änderungen müssen also nicht erst dem Steuerberater oder Lohnbüro übermittelt werden.
• Minimale Fehleranfälligkeit der Lohnabrechnungen: Automatisierte Payroll-Prozesse und ständige Aktualisierungen gewährleisten eine korrekte und saubere Erstellung Ihrer Payroll.
• Sie sparen Zeit und Geld – beides ist insbesondere in der Gründungsphase oder starken Wachstumsphasen relevant: Keine ewigen Mailschleifen oder Anrufe, keine Aufschläge außerhalb des vereinbarten Kontingents oder Verzögerungen aufgrund manueller Arbeit.
• Payroll Software lässt sich leicht skalieren: Die Software für Gehaltsabrechnung passt sich Ihren Bedürfnissen an und wächst mit, sollte Ihr Unternehmen expandieren – alle Änderungen sind mit wenigen Klicks erledigt.
• Sie reduzieren die Auswirkungen vom Fachkräftemangel für Ihr Unternehmen: durch Automatisierung, intuitive Bedienung und einfache Einarbeitung sind sie umanhängig von weiterem Personal.
• Dank Cloud-Infrastruktur haben Sie flexiblen, ortsunabhängigen Zugriff und reduzieren Kosten für die Wartung einer eigenen IT-Infrastruktur.

Bevor Sie sich entscheiden, die Lohnabrechnung selbst zu machen, ist es wichtig, die Anforderungen an die Payroll-Software zu klären:

• Welche Lohnarten müssen jeden Monat abgerechnet werden?
• Wie viele Mitarbeiter hat Ihr Unternehmen?
• Welches Vorwissen bringen Sie mit?
• Welches Lohnprogramm passt am besten?

Beachten Sie auch, dass es nicht nur darum geht, die Lohnabrechnung korrekt zu berechnen und zu erstellen, sondern auch verschiedene Fristen und Meldepflichten einzuhalten.

Diese Funktionen sind in den meisten Softwareprogrammen enthalten. Bei Cloud-Lösungen haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, bei knappen Ressourcen auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten Änderungen vorzunehmen und Payroll-Prozesse abzuschließen. Lohnabrechnung selbst machen und dabei von den Vorteilen einer flexiblen Cloud-Lösung profitieren – so geht Payroll von heute.

Wann ist die Lohnabrechnung fällig? Fristen und Termine

Die Fälligkeit der Lohn- und Gehaltszahlungen ist ein wichtiger Aspekt, den jedes Unternehmen beachten muss. Die genauen Termine und Fristen werden in der Regel im Arbeitsvertrag festgelegt und können je nach Unternehmen variieren. Arbeitgeber müssen die festgelegten Fristen im Arbeitsvertrag beachten, um Verzögerungen oder rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. In der Regel erfolgt die Lohnzahlung monatlich, wobei der genaue Zeitpunkt variieren kann. Einige Unternehmen zahlen am Monatsende, während andere die Auszahlung zu einem festen Datum im Folgemonat vornehmen. Es ist auch wichtig, die Fristen für die Abführung der Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge zu beachten, da diese in der Regel bis zum 10. des Folgemonats erfolgen müssen. Für Unternehmen, die ihre Lohnabrechnungen selbst machen, ist es unerlässlich, diese Termine im Blick zu behalten und gegebenenfalls Erinnerungen oder automatische Prozesse in der Lohnsoftware einzurichten, um die rechtzeitige Abwicklung sicherzustellen.

Lohn- und Gehaltsabrechnung: Konsequenzen bei Verspätungen

Wenn Sie die Lohnabrechnung selbst machen, ist die Fristeinhaltung entscheidend. Eine verspätete Abrechnung kann Konsequenzen nach sich ziehen, die sowohl das Unternehmen als auch die Mitarbeiter betreffen, zum Beispiel:

• Vertrauensverlust der Mitarbeiter: Pünktliche Lohnzahlungen sind ein Zeichen von Zuverlässigkeit und Professionalität. Verspätete Zahlungen können das Vertrauen der Mitarbeiter in das Unternehmen erschüttern und zu Unzufriedenheit führen.
• Produktivitätsverlust: Unzufriedene Mitarbeiter sind weniger motiviert und produktiv. Dies kann sich negativ auf die gesamte Arbeitsleistung und das Betriebsklima auswirken.
• Finanzielle Einbußen: Verspätete Zahlungen können zu zusätzlichen Kosten führen, beispielsweise durch Mahngebühren oder Zinsen. Zudem können rechtliche Schritte seitens der Mitarbeiter drohen.
• Rechtliche Konsequenzen: Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, Löhne und Gehälter pünktlich zu zahlen. Bei Nichteinhaltung dieser Verpflichtung können rechtliche Konsequenzen drohen, die zu weiteren finanziellen Belastungen führen.

Es ist daher unerlässlich, die Abrechnung pünktlich und genau durchzuführen, um diese negativen Auswirkungen zu vermeiden. Wenn Sie die Lohnabrechnung selber machen wollen, können Sie sich in der Regel auf ein digitales Lohnprogramm wie Paychex Payroll voll und ganz verlassen: Entsprechende Meldungen werden fristgerecht angezeigt.

Lohnabrechnung in Eigenregie: darauf müssen Sie achten

Moderne Software-Lösungen haben viele Payroll-Prozesse automatisiert. Aber es liegt auch einiges in Ihrer Hand. Das Steuermerkmal Ihrer Mitarbeiter bekommen Sie zum Beispiel vom Finanzamt per ELStAM (Elektronische Lohnsteuermerkmale) gemeldet (Steuerklasse, eventuelle Freibeträge, Kirchenzugehörigkeit etc.). Diese werden automatisch in Ihrer Payroll-Software eingesetzt.

Es gibt einiges, was Sie bei den Beträgen zur Sozialversicherung beachten sollten. Diese setzen sich aus Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung zusammen und werden anteilig vom Arbeitnehmer und Arbeitgeber gezahlt. Sie stehen in der Pflicht, Beiträge zur Insolvenzumlage, dem Umlageverfahren 1 (U1: zur Entgeltfortzahlung bei Krankheit) und 2 (U2: Mutterschaftszuwendungen) sowie  gesetzlicher Unfallversicherung zu entrichten.

Auch hier greift Ihnen die Software zur Lohnabrechnung unter die Arme: Die Sätze für die jeweiligen Mitarbeiter können Sie bei aktuellen Software-Lösungen in den Mitarbeiterstammdaten festlegen, sodass die Berechnung automatisiert erfolgt, ohne dass Sie die Informationen jedes Mal manuell eintragen müssen. Das Paychex Payroll Lohnabrechnungsprogramm kann nicht nur die Höhe der zu entrichtenden sozialversicherungspflichtigen Beiträge automatisch errechnen – auch eine entsprechende Meldung an die Sozialversicherungsträger können Sie direkt von unserer Payroll-Software versenden, inklusive Fehlerprüfung. Unser Meldemodul ist derzeit absolut einzigartig und sucht seinesgleichen auf dem deutschen Markt.

Pflichtangaben auf der Lohnabrechnung

Das Wichtigste zuerst: Grundsätzlich sind Sie als Arbeitgeber berechtigt, Lohnabrechnungen für Ihre Mitarbeiter selbst zu erstellen – ohne dass Sie eine entsprechende Ausbildung vorweisen müssen. Dabei sollten Sie wissen, dass Sie für die Richtigkeit haften – übrigens auch dann, wenn die Gehaltsabrechnungen von einem Dienstleister übernommen und erstellt werden. Ob Lohnabrechnung selbst machen oder machen lassen, Sie haften in jedem Fall gegenüber den Finanzbehörden, Sozialversicherungsträgern und Ihren Mitarbeitenden – so sind die gesetzlichen Vorgaben.

Jede Lohnabrechnung soll einige Angaben enthalten, die verpflichtend sind. Zu diesen obligatorischen Payroll-Bestandteilen gehören nach § 108 Absatz 3 Satz 1 der Gewerbeordnung (GewO) u. a.:

• Name und Anschrift des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers
• Geburtsdatum sowie Steuerklasse, Steuer-Identifikationsnummer und Versicherungsnummer des Arbeitnehmers
• Datum des Beschäftigungsbeginns und ggf. -endes
• Zeitraum der Abrechnung inkl. darin enthaltene Steuer- und Sozialversicherungstage
• Angaben zum Brutto- und Nettolohn
• Krankenkassenbeitrag
• Beitrag zur Pflegeversicherung
• Art und Höhe von Zuschlägen, Zulagen sowie sonstigen Vergütungen

Neben obigen als Beispiel aufgeführten Daten gibt es weitere Pflichtangaben, die auf einer Lohnabrechnung enthalten sein müssen, zum Beispiel Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge. Aber keine Sorge: Eine Software zur Gehaltsabrechnung informiert über nötige Schritte und Angaben, sodass Sie (rechts)sicher und selbstständig die Lohnabrechnung für Ihre Mitarbeiter durchführen können.

Lohnabrechnung selbst machen – mit Paychex Payroll

Paychex Payroll ist eine cloudbasierte Software zur Lohnabrechnung. Sie zeichnet sich durch eine benutzerfreundliche und unkomplizierte Handhabung sowie eine kurze Einarbeitungszeit aus. Wenn Sie Ihre Lohnabrechnungen mithilfe von Paychex Payroll erstellen, können Sie sicher sein, dass sie den aktuellen Vorschriften entsprechen – die Software wird regelmäßig aktualisiert, überprüft sämtliche Angaben und gibt Fehlermeldungen aus, falls Unstimmigkeiten auftreten.

Paychex Payroll ist die erste ITSG-zertifizierte, Cloud-basierte Payroll-Software. Somit wird höchste Datensicherheit und Compliance gewährleistet. Eine API-Integration in die bestehenden Systeme ist ebenso möglich. Digitale Gehaltsabrechnung mithilfe von Paychex Payroll ermöglicht effiziente Abläufe und automatisierte Prozesse bei minimalem Verwaltungsaufwand.

Das Lohnprogramm kann auf aktuelle Bedürfnisse angepasst werden und ist leicht skalierbar, beispielsweise wenn ein Unternehmen in eine starke Wachstumsphase kommt. Unsere Experten stehen Ihnen zur Seite – egal, ob Sie ein kleines Start-up oder ein etabliertes mittelständisches Unternehmen führen. Wir bieten maßgeschneiderte Lösungen für die Payroll-Abrechnung an.

Von Lohnabrechnung selbst machen bis hin auf Hilfe von Experten zugreifen: Profitieren Sie von unserer mehr als 50-jähriger Erfahrung und unserem umfassenden Know-how im Bereich der Lohnbuchhaltung. Gemeinsam stellen wir sicher, dass Ihre Lohnabrechnungen effizient, korrekt und termingerecht erstellt werden. Lassen Sie uns gemeinsam das passende Service-Modell finden, das Ihnen hilft, die Lohnbuchhaltung selbst in die Hand zu nehmen und gleichzeitig die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter zu erhöhen.