Herangehensweise
Bei dieser individuellen Bewertung der Privatnutzung eines Firmenfahrzeugs sind das Verhältnis der privaten zu den übrigen Fahrten anhand eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs zu ermitteln sowie die für das Kraftfahrzeug entstehenden Aufwendungen durch Belege nachzuweisen.
Der Arbeitgeber kann – in Abstimmung mit dem Arbeitnehmer – für jedes Kalenderjahr festlegen, welches Verfahren für die Bewertung der Privatnutzung gelten soll. Das gewählte Bewertungsverfahren darf aber bei demselben Kraftfahrzeug während des Kalenderjahres nicht gewechselt werden (R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR 2011).
Fahrtenbuch
Das Fahrtenbuch muss den Anlass für betriebliche bzw. berufliche Fahrten plausibel erscheinen lassen und gegebenenfalls stichprobenartige Nachprüfungen ermöglichen. Die Führung eines Fahrtenbuchs kann nicht auf einen repräsentativen Zeitraum beschränkt werden, selbst wenn die Nutzungsverhältnisse keinen größeren Schwankungen unterliegen.
Beispiel für den Aufbau eines Fahrtenbuchs:
- Datum
- Ziel und Reiseroute
- Zweck der Fahrtaufgesuchte
Kunden, Geschäftspartner oder Behörden - Kilometerstand
gefahrene Kilometer - Fahrtenbeginn
- Fahrtenende
- betrieblich
- Wohnung – Arbeitprivat
Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch (H 8.1 – Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch – LStH 2011)
- Das Fahrtenbuch ist zeitnah und in geschlossener Form in einem Buch oder Heft zu führen. Die beruflich und privat zurückgelegten Fahrten sind einzeln zu erfassen und einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiederzugeben.
- Für berufliche Fahrten sind grundsätzlich folgende Angaben erforderlich:
- Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Fahrt
- Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute
- Reisezweck, aufgesuchte Kunden, Geschäftspartner, Firmen oder Behörden
- Werden bei einer beruflichen Fahrt nacheinander mehrere einzelne Kunden oder Geschäftspartner aufgesucht, kann eine zusammengefasste Eintragung vorgenommen werden. Dazu sind im Fahrtenbuch die Kunden oder Geschäftspartner in zeitlicher Reihenfolge der Besuche und der am Ende der gesamten Fahrt erreichte Gesamtkilometerstand festzuhalten.
- Der Übergang der beruflichen zur privaten Nutzung des Fahrzeugs ist im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Gesamtkilometerstandes zu dokumentieren.
- Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben. Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ist jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch ausreichend.
- Alle erforderlichen Angaben müssen sich aus dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur zulässig, wenn der geschlossene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen dadurch nicht beeinträchtigt wird.
Aufzeichnungen in Form von einzelnen Zetteln werden nicht anerkannt. Das Fahrtenbuch ist zeitnah zu führen. Es ist also nicht zulässig, wenn die aufzuzeichnenden Daten erst am Ende eines Kalenderjahres in ein Fahrtenbuch übertragen werden. Kleinere Mängel führen nicht zur Verwerfung des gesamten Fahrtenbuchs, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind. Dabei muss aber die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben gewährleistet sein, um den zu versteuernden Privatanteil bei der Nutzung des Firmenwagens zu ermöglichen. Für einige Berufsgruppen gibt es Aufzeichnungserleichterungen (H 8.1 – Erleichterungen bei der Führung eines Fahrtenbuchs – LStH 2011):
Branchenspezifische Regelungen zum Fahrtenbuch
Kundendienstmonteure und Handelsvertreter
Es reicht aus, wenn angegeben wird, welche Kunden an welchen Orten aufgesucht worden sind. Angaben über die Reiseroute und zu den Entfernungen zwischen den Stationen einer Auswärtstätigkeit sind nur bei größerer Differenz zwischen direkter Entfernung und tatsächlicher Fahrtstrecke erforderlich.
Taxifahrer
Bei Fahrten im sogenannten Pflichtfahrgebiet ist es bezüglich Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner ausreichend, täglich zu Beginn und Ende der Gesamtheit dieser Fahrten den Kilometerstand mit der Angabe „Taxifahrten im Pflichtfahrgebiet“ aufzuzeichnen. Wurden Fahrten durchgeführt, die über dieses Gebiet hinausgehen, kann auf die genaue Angabe des Reiseziels nicht verzichtet werden.
Fahrlehrer
Es ist ausreichend, hinsichtlich Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchten Geschäftspartnern „Leerfahrten“, „Fahrschulfahrten“ anzugeben. Anstelle des Fahrtenbuchs kann ein Fahrtenschreiber eingesetzt werden, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem Fahrtenbuch ergeben. Auch ein elektronisches Fahrtenbuch wird anerkannt, sofern damit dieselben Informationen wie mit einem manuell geführten Fahrtenbuch erbracht werden. Bei elektronischen Aufzeichnungen muss aber die Möglichkeit nachträglicher Änderungen technisch ausgeschlossen sein. Ein Fahrtenbuch beispielsweise in Form einer Excel-Tabelle entspricht nicht diesen Anforderungen.
