Entgelttransparenzgesetz und EU-Entgelttransparenzrichtlinie 2026

Was Unternehmen in Deutschland jetzt wissen und tun müssen.

Warum Entgelttransparenz?

Trotz jahrzehntelanger Gleichstellungsgesetze gibt es in Deutschland immer noch einen signifikanten Gender Pay Gap, besonders bei komplexen Vergütungs- und Benefits-Strukturen. Die neue Entgelttransparenz-Richtlinie der EU (EU 2023/970) verpflichtet alle Mitgliedstaaten, bis 07.06.2026 umfassende Mindeststandards einzuführen. Die Ziele sind klar: mehr Lohnfairness, objektive Gehaltsstrukturen und ein Ende der Diskriminierung. Betroffen sind insbesondere HR und Geschäftsführung. Die Entgeltabrechnung ist lediglich ein unterstützender Teilprozess.

Was ändert sich?

Neue Pflichten für Unternehmen

• Offenlegung objektiver, geschlechtsneutraler Gehaltskriterien
• Auskunftsansprüche für Mitarbeiter und Bewerber (kein Schwellenwert mehr)
• Proaktive Information von Bewerbern über das Einstiegsgehalt oder die Gehaltsspanne einer Position
• Jährliche Berichtspflicht (ab 100 Beschäftigten, Details abhängig von nationaler Umsetzung)
• Pflicht zur gemeinsamen Entgeltbewertung mit der Arbeitnehmervertretung, wenn der Gender-Pay-Gap >5% beträgt
• Deutliche Beweislastumkehr: Unternehmen müssen nachweisen, dass keine Diskriminierung vorliegt
• Sanktionen bei Verstößen: Bußgelder, Ausschluss von öffentlichen Aufträgen, Schadensersatz, Reputationsverlust

Wichtige Herausforderungen

• Bildung von Vergleichsgruppen für gleiche/gleichwertige Tätigkeiten
• Erhebung und Pflege aller relevanten Vergütungsdaten inkl. Benefits
• Interne Veränderungen (HR-Prozesse, Führungskräfte-Schulungen, Kommunikation)
• Umsetzung sinnvoller IT-Tools und Daten-Workflows
• Umgang mit Transparenz und möglichen Konflikten im Betrieb

Schritt für Schritt: Was Unternehmen jetzt tun müssen

Tipp: Die wichtigsten Fristen, To-dos und einen strukturierten Plan finden Sie in der Checkliste zum Download am Ende dieses Beitrags.

1. Vergütungsdaten und -strukturen analysieren
Schaffen Sie eine valide Datengrundlage. Alle Löhne, Gehälter und Zusatzleistungen müssen nach objektiven Maßstäben geprüft werden. Diese Aufgabe betrifft HR, Compensation & Benefits, Führungskräfte und ggf. IT – nicht nur die Payroll!

2. Vergleichsgruppen bilden
Definieren Sie, welche Mitarbeiter gleiche oder gleichwertige Tätigkeiten ausüben. Diese Gruppen sind Basis für alle Analysen und Berichte.

3. Kriterien offenlegen
Legen Sie nachvollziehbare, geschlechtsneutrale Kriterien der Gehaltsfindung fest (z. B. Ausbildung, Berufserfahrung, Verantwortung, individuelle Leistung). Dokumentieren und kommunizieren Sie diese, z. B. via FAQ für Mitarbeiter.

4. Pay-Gap-Analyse starten
Berechnen Sie interne Gender Pay Gaps, sowohl unbereinigt als auch bereinigt um Faktoren wie Erfahrung oder Qualifikation. Prüfen Sie, ob Sie signifikante Lohnlücken von über 5 % erklären oder beheben müssen.

5. Interne Prozesse & Verantwortlichkeiten definieren
Es gilt festzulegen, wer künftig Auskunftsanfragen bearbeitet, wer für die Erstellung der Berichte zuständig ist und wer Kommunikation sowie Change Management übernimmt. Nur mit klaren Rollen und abgestimmten Abläufen lässt sich die neue Richtlinie effizient und rechtssicher umsetzen.

6. Technische Infrastruktur verbessern
Prüfen Sie Ihre bestehenden IT- und HR-Systeme. Die frühzeitige Integration spezialisierter Analytics-Tools kann langfristig Compliance-Kosten deutlich senken und die Qualität, Sicherheit und Effizienz erhöhen. Moderne Payroll Tools wie Paychex Payroll können in dieser Hinsicht eine enorme Erleichterung bringen.

7. Kommunikation und Mitarbeitereinbindung
Informieren und schulen Sie Führungskräfte. Entwickeln Sie eine Kommunikationsstrategie, um Unsicherheiten zu vermeiden und eine transparente Unternehmenskultur aufzubauen.

Fazit

Unternehmen stehen unter Zugzwang: Jetzt ist aktives, strukturiertes Handeln gefragt. Es geht längst nicht nur darum, Bußgelder zu vermeiden – auch die Arbeitgeberattraktivität und die Akzeptanz in der Belegschaft stehen auf dem Spiel. Der Handlungsdruck ist enorm, denn von der Organisation über die IT bis zur Unternehmenskultur muss alles auf den Prüfstand. Vor allem HR steht dabei im Zentrum des Wandels.

Entgelttransparenz betrifft HR auf allen Ebenen, von der Systemarchitektur über die Datenpflege bis zum Kulturwandel im Unternehmen. Wer jetzt systematisch die erforderlichen Schritte angeht, schafft Rechts- und Planungssicherheit, stärkt Vertrauen und Arbeitgebermarke und vermeidet böse Überraschungen zum Stichtag.

Download: Checkliste zur Umsetzung der Entgelttransparenz-Richtlinie

Laden Sie hier die umfassende Checkliste als PDF herunter. Sie bietet alle nötigen To-dos, Fristen und Meilensteine für die effiziente und rechtssichere Umsetzung – vom sofortigen Start bis zum 7. Juni 2026. und ist ideal für HR, Geschäftsführung und Compliance-Verantwortliche.

Hinweis: Diese Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung. Für spezifische Fragestellungen empfiehlt sich die Abstimmung mit Arbeitsrechtsexperten oder spezialisierten HR-Consultants.

Häufige Fragen zum Thema Entgelttransparenzgesetz und EU-Entgelttransparenzrichtlinie