Gehaltsabrechnung nur noch digital? Diese Voraussetzungen müssen erfüllt werden
Sie dokumentiert die Höhe des Brutto- und Nettogehalts und fungiert darüber hinaus auch als Einkommensnachweis für die Wohnungssuche, Kreditvergabe oder die jährliche Steuererklärung. Im Rahmen der flächendeckenden Digitalisierung wird die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung immer öfter digital bereitgestellt, was bei manchen Mitarbeitenden jedoch Unsicherheiten nach sich zieht. Diese Unsicherheiten können so weit reichen, dass die Aushändigung in physischer Form verlangt wird. Damit stellt sich folgende Frage: Haben Arbeitnehmer ein Recht auf die Gehaltsabrechnung in Papierform?
Prinzipiell ist dem nicht so: Der Gesetzgeber schreibt laut § 108 der Gewerbeordnung lediglich die Übermittlung in „Textform“ vor – darunter fällt die digitale als auch die physische Bereitstellung. In der Realität gestaltet sich die Situation jedoch komplizierter – insbesondere dann, wenn es um die Zustimmung des Beschäftigten geht. Die Bereitstellung der Gehaltsabrechnung wird durch § 108 der Gewerbeordnung (GewO) geregelt. Das Gesetz sieht – wie bereits erwähnt – die Erteilung in Textform vor, was eine Offenheit hinsichtlich der Ausgestaltung impliziert. So gilt die Textform nach § 126b BGB dann als erfüllt, wenn die Abrechnung lesbar auf einem dauerhaften Datenträger bereitgestellt wird und nachträgliche Änderungen ausgeschlossen sind.
Wichtig ist, dass die bloße Verfügbarkeit in einem Online-Portal nicht ausreicht. Arbeitgeber müssen gewährleisten, dass die Abrechnung den Mitarbeitenden sicher, zuverlässig und dauerhaft zugänglich ist. Dies bedeutet konkret:
- Personalisiertes Postfach: Der Zugang muss über ein sicheres, personalisiertes digitales Postfach erfolgen, auf das nur der jeweils Beschäftigte Zugriff hat.
- Nachweisbarer Zugang: Der Arbeitgeber muss gewährleisten, dass die Abrechnung den Beschäftigten tatsächlich erreicht.
- Dauerhafte Verfügbarkeit: Die digitalen Abrechnungen müssen für die Mitarbeitenden langfristig abrufbar bleiben, z. B. durch die Möglichkeit des Downloads oder eine garantierte Speicherdauer im Portal.
Darüber hinaus hat der Arbeitgeber in der digitalen Bereitstellung bestimmte datenschutzrechtliche Vorgaben zu erfüllen. So müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass die Vertraulichkeit und Integrität der sensiblen Gehaltsdaten gewahrt bleibt. Das erfordert die Umsetzung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Konkret ist der Einsatz moderner Verschlüsselungsmethoden, die Begrenzung des Zugriffs auf autorisierte Personen und Systeme sowie regelmäßige Schulungen gefordert.
Digitale Gehaltsabrechnung: Zustimmung der Mitarbeiter erforderlich
Auch wenn Arbeitgeber die Voraussetzungen zur digitalen Bereitstellung der Gehaltsabrechnung erfüllen – entscheidendes Kriterium für die Umsetzung der elektronischen Gehaltsabrechnung ist am Ende die Zustimmung der Mitarbeiter. Das geht aus einem wegweisenden Urteil des Landesarbeitsgerichts (LAG) Niedersachsen vom 16. Januar 2024 hervor.
Hintergrund der Entscheidung: Eine Verkäuferin im Lebensmitteleinzelhandel klagte gegen die Umstellung auf die digitale Gehaltsabrechnung durch ihren Arbeitgeber und forderte weiterhin die Übermittlung in Papierform an. Das zuständige Gericht wies die Klage zunächst unter der Begründung ab, dass das digitale Mitarbeiterpostfach die Anforderungen an die Textform gemäß BGB erfülle. Nach Berufung gab das LAG Niedersachsen der Klägerin recht und stellte dabei klar: Eine in Textform erteilte Entgeltabrechnung geht dem Arbeitnehmer nur dann im digitalen Mitarbeiterpostfach wirksam zu, wenn dieser ausdrücklich zugestimmt hat. Die fehlende Einwilligung ließe sich auch nicht von einer durch eine Betriebsvereinbarung entschiedenen Entschluss zur elektronischen Gehaltsabrechnung ersetzen. Das Gericht argumentierte, dass ein digitales Mitarbeiterpostfach nur dann eine geeignete Empfangsvorrichtung darstellt, wenn der Empfänger es ausdrücklich für den Empfang bestimmt hat.
Die praktischen Konsequenzen sind eindeutig – auch wenn es per se kein Recht auf die Gehaltsabrechnung in Papierform gibt, müssen Arbeitgeber bei der Umstellung auf die digitale Lohnabrechnung bzw. Gehaltsabrechnung die explizite Zustimmung jedes einzelnen Mitarbeitenden einholen. Sprechen sich Mitarbeitende gegen die Bereitstellung in digitaler Form aus, ist die Übermittlung der Gehaltsabrechnung in Papierform Pflicht.
In folgendem Fall ist die Gehalts- bzw. Lohnabrechnung in Papierform außerdem Pflicht
Ein Recht auf die Gehaltsabrechnung in Papierform liegt auch dann vor, wenn Arbeitnehmer keine Möglichkeit haben, ihre Gehaltsabrechnung digital abzurufen. Wie aus den vorangegangenen Erläuterungen hervorgeht, reicht die bloße Bereitstellung der Gehaltsabrechnung in einem Online-Portal nicht aus. Arbeitgeber müssen gewährleisten, dass Mitarbeitende tatsächlich Zugriff auf ihre Abrechnungen haben. Ein eingeschränkter Zugang kann verschiedene Gründe haben:
- Fehlender Zugang zu einem Computer oder digitalem Endgerät
- Keine Möglichkeit, die Abrechnungen außerhalb der Arbeitszeit einzusehen
- Technische Barrieren wie fehlende Druckmöglichkeiten
Trifft einer oder mehrere dieser Gründe zu, haben Arbeitnehmer ein Recht auf die Gehaltsabrechnung in Papierform. Entscheidend ist hier die tatsächliche Möglichkeit der Mitarbeitenden, ihre Gehaltsabrechnungen regelmäßig und ohne unangemessenen Aufwand einzusehen.
Digitale Gehaltsabrechnung – so erhalten Sie die Zustimmung Ihrer Mitarbeiter
Die Entscheidung des LAG Niedersachsen räumt Arbeitnehmern prinzipiell ein Recht auf die Gehaltsabrechnung in Papierform ein – in der Praxis sträuben sich aber wenig Mitarbeitende gegen die Implementierung der digitalen Entgeltabrechnung. Wichtig ist, dass Arbeitgeber die Umstellung unkompliziert, transparent und mitarbeiterorientiert gestalten. Arbeitnehmer sollten schnell und unkompliziert auf ihre Entgeltabrechnung zugreifen können. Auch die Bedienung sollte sich einfach gestalten.
Die digitale Bereitstellung der Entgeltabrechnung wird zunehmend zum Standard – und das aus gutem Grund: Sie bietet sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern erhebliche Mehrwerte. Lohnabrechnungs-Softwares wie Paychex Europe Payroll ermöglichen es Mitarbeitenden, jederzeit und überall auf ihre Dokumente zuzugreifen. Arbeitgeber profitieren von automatisierten Prozessen und einer deutlichen Zeitersparnis bei der Lohnabrechnung.
Als professioneller Lohnabrechnungs-Dienstleister gewährleistet Paychex in jedem Schritt der Umstellung umfassende Unterstützung. Wir stellen sicher, dass alle rechtlichen und technischen Anforderungen erfüllt werden. Sie benötigen weitere digitale Lösungen rund um die Entgeltabrechnung? Mit Paychex Europe Payroll profitieren Sie von einer skalierbaren Lösung für die Lohnabrechnung in der Cloud.
