Ob früher oder später, sie kommt: Die DRV-Außenprüfung
Bei Arbeitgebern schickt die Deutsche Rentenversicherung in der Regel regelmäßig einen Betriebsprüfer vorbei. Ein Punkt der Prüfung sind mögliche Fälle von Scheinselbstständigkeit.
Als Arbeitgeber haben Sie eine Betriebsnummer – die erhalten Sie spätestens bei der Meldung des ersten Arbeitnehmers. Damit hat auch die Deutsche Rentenversicherung Ihr Unternehmen auf dem Schirm. Die DRV schickt Ihnen dann, wie jedem anderen Betrieb mit sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmern, regelmäßig einen Betriebsprüfer zur Außenprüfung ins Haus.
Bei Unternehmen ab 20 Mitarbeitern und solchen, die Künstlersozialabgabe zahlen, soll die DRV-Prüfung mindestens alle vier Jahre erfolgen. Von den anderen Betrieben bis zu 19 Mitarbeitern sollen jedes Jahr mindestens 40 Prozent geprüft werden. Auch wenn diese gesetzlichen Vorgaben in der Realität nicht immer eingehalten werden, müssen auch kleinere Unternehmen davon ausgehen, dass sie nicht auf Dauer durchs Prüfraster fallen.
Bei der Betriebsprüfung wird kontrolliert, ob bei Ihnen in Sachen Sozialversicherung alles korrekt ermittelt, durchgeführt oder abgeführt wurde: Kranken-, Pflege- und Rentenversicherungsbeiträge etwa, Unfallversicherungsbeiträge, Künstlersozialbeiträge, Meldungen an die Einzugsstellen oder, bei größeren Unternehmen z.B. auch die Insolvenzsicherung von Wertguthaben.
Scheinselbstständigkeit: Plötzlich ist der Freelancer Ihr Arbeitnehmer
Einer der Verstöße, den DRV-Prüfer stets im Auge haben, sind Fälle von Scheinselbstständigkeit. Das bedeutet, grob gesagt: Ein vermeintlicher oder angeblicher Selbstständiger, Freelancer oder Freiberufler, den Ihr Unternehmen beauftragt hat, ist in Wirklichkeit Arbeitnehmer und damit sozialversicherungspflichtig.
Wenn dem wirklich so ist, kommt einiges auf Sie zu:
- Sie müssen alle Sozialversicherungsbeiträge nachzahlen, sowohl die Arbeitnehmer- wie die Arbeitgeberanteile, plus Säumniszuschläge. Das kann sehr viel Geld sein, vor allem dann, wenn es um mehrere Jahre geht. Die Ansprüche der Sozialversicherungsträger verjähren frühestens nach vier Jahren, bei Vorsatz sogar erst nach 30 Jahren.
- Wenn Sie Ihren frischgebackenen Arbeitnehmer gleich wieder loswerden wollen, müssen Sie ihm kündigen – falls der Kündigungsschutz das überhaupt zulässt. Andernfalls bleibt wohl nur, die Sache über eine Abfindung zu regeln. Anspruch auf alle übrigen Leistungen wie etwa Urlaub hat der Betreffende natürlich auch.
- Im Fall eines Arbeitsunfalls oder einer Berufskrankheit ist die Diagnose „Scheinselbstständigkeit“ besonders bitter. In diesem Fall haften Sie der Berufsgenossenschaft für sämtliche Behandlungskosten.
Unangenehmes Thema bei der Abschlussbesprechung
Es gibt ganz unterschiedliche Punkte, die den DRV-Prüfer zur Auffassung bringen können, der Freelancer sei gar keiner. Vielleicht wird dieser innerhalb des Betriebs für ganz unterschiedliche Aufgaben eingesetzt – er installiert die Rechner, gestaltet die Website und verwaltet die Alarmanlage, was gerade so anfällt. Oder er ist sehr weit in Ihren Betriebsablauf eingegliedert – hat eine Kantinenkarte, steht auf dem internen Verteiler, stimmt Arbeitszeiten und Urlaub mit Ihnen ab, hat ein Büro bei Ihnen und erledigt dort seine gesamte Arbeit. Möglicherweise verfügt er neben Ihnen über keine weiteren Kunden, hat nicht einmal Visitenkarten oder eine eigene Website. Oder vielleicht bekommt er sein Geld von Ihnen unabhängig davon, wie viel und wie gut er arbeitet.
Solche Dinge kann der Prüfer als Hinweis interpretieren. Entscheidend ist zunächst einmal, zu welcher Einschätzung er in der Gesamtschau kommt. Wenn er den Freiberufler für scheinselbstständig hält, wird er Ihnen das bei der Schlussbesprechung sagen. Damit wissen Sie, dass Sie einen Bescheid von den Sozialhilfeträgern erwarten können, der Ihr Unternehmen einiges Geld kosten wird. Und dass es sich lohnen könnte, einen Anwalt anzurufen.
Nicht so schnell …
Schließlich hat der Prüfer der Deutschen Rentenversicherung nicht das letzte Wort. Gegen den Bescheid der DRV können Sie oder Ihr Anwalt Widerspruch einlegen. Falls das nichts nützt, bleibt die Möglichkeit, vor dem Sozialgericht zu klagen. Angesichts der Summen, um die es beim Streit um Scheinselbstständigkeit häufig geht, kann das Sinn machen.
Zumindest aber lohnt sich eine Rechtsberatung. Denn Scheinselbstständigkeit ist längst nicht immer ein einfach entscheidbarer Tatbestand. Auch wenn oft genug so getan wird, als gebe es feste Listen eindeutiger Kriterien: entscheidend ist immer der Einzelfall, mit all seinen Besonderheiten.
Ein Beispiel: Wenn der Freelancer ausschließlich für Sie tätig war, kann man darin ein Zeichen für Scheinselbstständigkeit sehen. Vielleicht liegt es aber nur daran, dass er als Programmierer projektweise für seine Auftraggeber tätig wird: Er baut bei Ihnen über acht Monate hinweg eine komplexe Datenbank mit allen Funktionen und Schnittstellen auf. In dieser Zeit ist er voll ausgelastet und deshalb nur für Sie aktiv. Danach zieht er jedoch weiter.
Grundsätzlich lässt sich sagen: Je stärker ein selbstständiger Arbeitnehmer in die Betriebsorganisation des Auftraggebers eingebunden ist (z. B. in Bezug auf Arbeitszeit, Arbeitsort, Infrastruktur, Arbeitsmittel), je geringer sein wirtschaftliches Risiko ausfällt, je mehr es an eigenen unternehmerischen Aktivitäten wie Akquise und Außendarstellung fehlt, desto eher kann es zur Einordnung als Arbeitnehmer kommen.
