Lagkagehusets succesopskrift på korrekt tidsregistrering og løn for 2.500 medarbejdere

Medarbejderstaben er vokset til 2.500, og sammensætningen er blevet mere kompleks med alt fra administrativt personale i forskellige afdelinger, butikschefer, bager- og konditormestre, teamledere i større og mindre butikker, samt bageriproduktioner der kører i døgndrift. Ansatte er et mix af både faglærte og ufaglærte, fuld- og deltidsansatte, lærlinge, flexjobbere og unge under 18 år, som alle har forskellige ansættelsesforhold, kontrakter og satser.  

“I 2024 var vi nået til et punkt, hvor vores kerneløsning ikke længere afspejlede vores virkelighed. Det krævede alt for meget manuelt arbejde at sikre korrekte registreringer, korrekt aflønning og skabe overblik over de mange kontraktformer,” fortæller Pia Anja Nielsen, Workforce Specialist i Lagkagehuset A/S.

”Helt konkret har vores vækst og udviklingen på arbejdsmarkedet afstedkommet et behov for en mere fleksibel tilgang til vores vagtplanlægning. Nye medarbejdergrupper med forskellige ansættelsesvilkår og et større mix af fuldtids- og deltidsansatte krævede flere forskellige beregninger, både i forhold til korrekt løn og controlling.”

Det er sjældent, at medarbejdere roser it-projekter. Men når man får ros af en bagermester eller et kram af en administrativ kollega, ved man, at løsningen har skabt værdi.

Pia Anja Nielsen, Workforce Specialist i Lagkagehuset A/S

Løsning: En reimplementering fra bunden

Lagkagehuset valgte derfor at gennemføre en fuld reimplementering af Lessor Workforce og etablere en ny base. Målet var at bevare det velkendte udtryk for brugerne – men udskifte motoren bagved.

Det nye setup skulle sikre mere automatiserede processer, højere brugervenlighed og fuld gennemsigtighed i alle led og på alle brugerniveauer. Fokus var først og fremmest på compliance, brugervenlighed og automatisering.

“Jeg arbejdede tæt sammen med Lessor-teamet i et halvt år. Vi udviklede nye features, finjusterede opsætningen og strømlinede procedurerne, så alt er ensrettet på tværs af organisationen. Det krævede en grundig oprydning i kontraktformer og løngrupper, men resultatet er tydeligt: automatiserede, gennemsigtige processer, der sparer tid og ressourcer,” siger Pia Anja Nielsen.

Det var afgørende for at kunne sætte alting korrekt op med en høj detaljeringsgrad. Samtidig har jeg lært at konfigurere og videreudvikle løsningen selv – og det giver kontrol, kvalitet og et stort fagligt løft internt. Heldigvis har det været det værd, og vi kan nu høste frugterne af i form af automatiserede og gennemsigtige processer, der sparer tid og ressourcer rundt om de administrative opgaver,” siger hun.

Resultat: Gennemsigtighed, korrekt løn og sparet arbejdstid

Reimplementeringen har først og fremmest givet Lagkagehuset et solidt fundament at arbejde videre fra.

“Alle medarbejdere ligger nu i de rigtige administrative kategorier. Det giver gennemsigtighed fra A til Z – fra drift til løn,” siger Pia Anja Nielsen.

“Det er blevet nemmere at håndtere de mange blandede ansættelsesforhold, følge overenskomster og sikre korrekt planlægning og registrering af arbejdstid og fravær. Vi sparer desuden tre arbejdsdage om måneden alene i vores afdeling.”

Med det nye setup kan Lagkagehuset desuden trække bedre statistikker og skabe et stærkere beslutningsgrundlag. Personalestaben kan justeres mere fleksibelt – med fuld tillid til, at beregninger og planlægningsværktøjer er korrekte.

“Det vigtigste er at have tillid til basen og motoren i løsningen. Og det har vi. Det er så vigtigt, at medarbejderne får ret løn for ret arbejde. Det er bestemt også en væsentlig gevinst, at mange ledere og medarbejdere er glade for løsningen,” siger hun og tilføjer:

”Det er sjældent, at medarbejdere roser it-projekter. Men når man får ros af en bagermester eller et kram af en administrativ kollega, ved man, at løsningen har skabt værdi.”

Et samarbejde, der holder – og vokser

“Samarbejdet med Lessor har været solidt og tillidsfuldt fra dag ét. Den grundige analysefase og den tætte faglige sparring var afgørende for, at vi fik sat alting korrekt op. Det kan jeg kun anbefale andre at prioritere,” siger Pia Anja Nielsen.

Hun fremhæver også de menneskelige gevinster:
“Man må ikke undervurdere værdien af gladere medarbejdere, færre frustrationer og ledere, der selv kan finde svar. Det kan måske ikke ses direkte på bundlinjen endnu, men det styrker organisationen på sigt. Netop fordi reimplementeringen har skabt så stor værdi, har vi fået blod på tanden til at optimere endnu flere områder,” siger hun.