Automatisering af lønprocesserne understøtter Krifas værdier i praksis
Med skiftet til Paychex Europe cloudbaserede løsninger, Lessor Payroll og Lessor Workforce, har Krifas lønadministration opnået væsentligt større fleksibilitet. Den høje automatiseringsgrad og brugervenlighed i løsningerne understøtter samtidig Krifas grundlæggende værdi: Mennesket i fokus.
Oversigt
Med 185.000 medlemmer og 530 medarbejdere er Krifa en af Danmarks største tværfaglige fagforeninger. Organisationen har rødder tilbage til 1899 og bygger på kristne værdier. Krifa arbejder for mere dialog og arbejdsglæde – og hjælper det enkelte menneske i alle arbejdslivets faser.
Krifas indsats kan måles: I tre år i træk er Krifa blevet kåret som Danmarks bedste a-kasse målt på kundeservice og som tredje bedste fagforening af LoyaltyGroup.
Digitalisering med værdierne i ryggen
Medarbejderne er også i centrum. Det mærkes både i kulturen, de fysiske rammers æstetiske arkitektur og det skærpede fokus på løbende at automatisere og forenkle arbejdsprocesserne.
“Vores værdier er synlige, for de fungerer som vægdekorationer i vores bygninger. Og vi udlever dem hver dag,” fortæller Lone Jensen, løn- og personalekonsulent i Krifa. “Vi mødes fx hver morgen til sang ved klaveret, fordi det skaber fællesskab. Men vores værdier afspejler sig også i valget af it-løsninger. Vi prioriterer effektive og tidssvarende processer – især inden for lønadministration.”
At have sammenhængende og synkrone data på tværs af løn og tidsregistrering har givet os stor frihed i arbejdet og bedre indsigt i vores data. Samtidig håndteres sikkerhed, GDPR og lovgivningsændringer helt af sig selv. Det er en stor styrke ved 100% integrerede løsninger.
Lone Jensen, løn- og personalekonsulent, Krifa
Fra papir til digitale løsninger
Lone Jensen har været i Krifa i over 30 år og har fulgt digitaliseringen på nært hold:
“Før 2009 var mange processer papirbaserede. Vi havde en egenudviklet database til tidsregistrering og et HR-system, som ikke blev vedligeholdt. Lønsystemet fungerede, men da vi blev præsenteret for Paychex Europe integrerede løsninger, gav det mening at samle dem.”
Lessor Payroll i skyen: Frihed, sikkerhed og selvbetjening
I 2023 tog Krifa næste skridt og flyttede lønsystemet til skyen. Overgangen til cloud forløb hurtigt og gnidningsfrit mellem to lønkørsler.
“Effektiv drift og medarbejdertilfredshed går hånd i hånd. Derfor var en cloudløsning et naturligt valg. Vi har fuld kontrol – samtidig med at Lessor Payroll frigør ressourcer og giver os større frihed. Vi slipper for lokale servere, som skal vedligeholdes. Vi slipper også for manuelle opdateringer og integrationer til bl.a. Skat og CPR, fordi processerne er automatiserede, ligesom vi nyder godt af automatisk dato styring og fleksibel planlægning af lønkørsler. Det sparer os alt sammen for fejl og langsommelige processer, uden at vi skal gå på kompromis. Vi har fuld fleksibilitet til selv at tilpasse opsætning og oprette lønarter,” siger Lone Jensen.
“Systemet understøtter også vores fleksible lønpakker og et personalegodesystem, hvor medarbejdere kan vælge goder som ekstra fridage, betalt internet eller opsparing. Pensionsløsningerne er ligeledes fleksible – og alt håndteres nemt i systemet,” tilføjer Katrine Wilkenschildt, der er lønadministrator i Krifa.
Lessor Workforce: Klar til nye lovkrav
I foråret 2025 blev også tidsregistreringen flyttet i skyen – bl.a. for at imødekomme nye krav om arbejdstidsregistrering fra 2024.
“Tidligere registrerede vi kun fravær, da alle medarbejdere er funktionærer. Men med de nye regler har vi brug for en brugervenlig og driftssikker løsning. I Lessor Workforce kan medarbejdere registrere arbejdstid hurtigt og præcist. Det fungerer gnidningsfrit sammen med lønsystemet, og data sendes mellem systemerne via API,” forklarer Lone Jensen.
”Desuden tilbyder Lessor Workforce en app, så medarbejdere nemt kan registrere fra mobilen. Det skal være nemt – ellers bliver det en barriere at få alle 600 medarbejdere inklusiv vores lokale bestyrelser til at registrere,” tilføjer Katrine Wilkenschildt.
”At have sammenhængende og synkrone data på tværs af løn og tidsregistrering har givet os stor frihed i arbejdet og bedre indsigt i vores data. Samtidig håndteres sikkerhed, GDPR og lovgivningsændringer helt af sig selv. Det er en stor styrke ved 100% integrerede løsninger,” siger Lone Jensen.
Et partnerskab i udvikling
“Paychex Europe leverer stabile løsninger og hurtig support. Vi har været kunde i 16 år og har oplevet, at supporten er blevet markant bedre – vi får hurtigt og grundigt svar. Derudover er der også god mulighed for selv at søge svar i de mange vejledninger, vi kan søge på i systemet,” fortæller Lone Jensen,
Hun fremhæver også værdien af at deltage i Paychex Europe netværksgruppe:
“Jeg sparrer med andre virksomheder og får inspiration til, hvordan løsningen kan tilpasses. Dansk løn er komplekst, og vi har en fælles interesse i at minimere manuelle fejl. Netværket er åbent og givende.”
Til organisationer, der overvejer lignende løsninger, har Lone et klart råd:
“Start med at definere jeres behov. Undersøg hvilke løsninger vil passe til lige netop jeres organisation – og vær grundige med at tjekke integrationsmuligheder og implementering. Det er vigtigt, at tingene fungerer fra start, og at data flyder ubesværet på tværs. Vælg en leverandør, I har tillid til – og som svarer hurtigt. Det får I brug for.”
Om Krifa
Krifa er en tværfaglig a-kasse og fagforening med 185.000 medlemmer på tværs af brancher. Organisationen har rødder tilbage til slutningen af 1800-tallet og arbejder for at fremme god arbejdslyst og trivsel. Krifa beskæftiger 530 medarbejdere og har lokal tilstedeværelse i hele landet.
