Struktur og automatisering reducerer 45% tid i HR og løn
Med Lessor Payroll, Lessor Workforce, Emply People og integrationsplatformen Paychex Europe Integration Platform har Byens Bilpleje fået langt mere end blot nye systemer. Virksomheden har fået overblik og samling på medarbejderdata, automatiseret sine processer og reduceret løn- og HR-administration med 45 pct. Resultatet er en organisation, der kan vokse – uden at kompleksiteten vokser i løn og HR.
En kompleks virkelighed i et presset marked
Byens Bilpleje er en af Danmarks største aktører, der kan håndtere både klargøring, bilpleje, autolakering, antirust og rudeskift. Virksomheden beskæftiger 450 medarbejdere i Danmark fordelt på 55 afdelinger i hele landet, samt 40 medarbejdere i Sverige.
Medarbejdersammensætningen spænder bredt – fra funktionærer til faglærte, ufaglærte og fleksjobbere, hvilket kræver forskellige lønpakker og overenskomster. Medarbejderne repræsenterer forskellige aldersgrupper og etniciteter, og Byens Bilpleje gør en dyd ud af at favne alle og skabe en fælles kultur.
”Vores marked er præget af hård konkurrence, lave marginer og et konstant behov for fleksibilitet. Derfor er tempo og volumen afgørende for os. Vi differentierer os ved, at vi er meget datadrevne, så vi hurtigt kan opskalere organisationen og systemerne samtidig og flytte medarbejdere mellem afdelinger – og altid levere ensartet kvalitet og dokumentation. Det kræver struktur og systemunderstøttelse,” siger Susanne Damgaard Petersen, Head of HR, Byens Bilpleje A/S.
Udfordring: Manglende overblik, lange processer og for mange fejl
Da Susanne Damgaard Petersen tiltrådte for syv år siden, begyndte hun at rydde op i fragmenterede systemer, processer og data. Virksomheden havde ét lønsystem og et andet system til tidsregistrering med enkelte HR-funktioner. Data blev tastet flere steder, fejl opstod hyppigt, og overblikket var begrænset.
”Vi havde faktisk ikke et samlet overblik over vores medarbejdere. Der var stamdata – og ikke meget andet end det. Medarbejdere skulle oprettes manuelt seks forskellige steder, så processerne var for tunge, og der var alt for mange fejl i lønprocessen,” fortæller hun og fortsætter:
”Vi havde behov for at samle systemerne og blive mere digitale og ensartede, og samtidig ville vi være sikre på, at datagrundlaget var i orden.”
Løsning: En samlet løsning til løn, tidsregistrering og HR
I 2019 blev Byens Bilpleje kunde hos Paychex Europe (tidligere Lessor), der skilte sig ud ved at give en grundig præsentation af softwaren og tilbyde en helstøbt og gennemtestet løsning.
”De kunne tilpasse løsningen til vores organisation, og det var rigtigt vigtigt. Vi startede med Lessor Payroll og Lessor Workforce, og effekten var markant. De to systemer talte sammen, processerne blev standardiseret, og fejl i løn forsvandt. Lønkørslerne blev hurtigere og mere stabile. Tidsregistrering flød direkte ind i lønsystemet, og dobbeltindtastninger forsvandt. Vi sparede to lønassistenter væk. Ikke fordi vi ville skære ned – men fordi systemerne fungerede så godt, at vi ikke længere havde brug for manuelle ressourcer,” siger Susanne Damgaard Petersen.
I slutningen af 2022 implementerede virksomheden Emply People som et egentligt HR-system. Det blev en kulturel og strukturel transformation.
Emply People gjorde det muligt at digitalisere hele medarbejderrejsen. Rekruttering, onboarding og dokument-håndtering blev samlet ét sted. Det reducerede administrationen yderligere og gjorde det muligt at omfordele ressourcer.
– Susanne Damgaard Petersen, Head of HR, Byens Bilpleje A/S
”Vi havde ikke haft et reelt HR-system før. Pludselig fik vi struktur på dokumentation, onboarding og medarbejderdata. Stamdata blev udvidet med certifikater, statsborgerskab og complianceoplysninger. Emply People gjorde det muligt at digitalisere hele medarbejderrejsen. Rekruttering, onboarding og dokumenthåndtering blev samlet ét sted. Det reducerede administrationen yderligere og gjorde det muligt at omfordele ressourcer,” fortæller hun.
Byens Bilpleje prioriterede at styrke HR-funktionen ved at ansætte en HR-Partner og i stedet nedlægge en stilling i løn på grund af optimeringer. I dag er der tre medarbejdere i løn og HR.
Integrationsplatformen, der opdaterer alle data i realtid
I 2025 kom Byens Bilpleje på Paychex Europe Integration Platform som en af de første kunder. Her blev HR, løn og workforce management koblet sammen via en tovejsintegration. Integrationen sikrer, at ændringer i ét system opdateres i de øvrige i realtid. Det har øget gennemsigtigheden og reduceret manuelle processer yderligere.
”Nu ved vi, at data er korrekte og ens på tværs af alle tre systemer. Samtidig sparer vi tid på manuelle mellemregninger. Tidligere kunne vi ikke oprette medarbejdere i Lessor Workforce, før deres første arbejdsdag, og det kostede ekstra minutter at sikre korrekt løn fra dag ét. I dag opretter vi medarbejdere i Emply People, mens lønsystemet synkroniserer direkte med CPR-registret. Når man ansætter mange løbende, løber de minutter hurtigt op. Den forskel har integrationen fjernet,” siger Susanne Damgaard Petersen.
Resultat: 45% tidsbesparelse og ny strategisk rolle
Samlet har implementeringen af Lessor Payroll, Lessor Workforce og Emply People reduceret administrationstiden med 45 pct. Besparelsen gælder ikke kun HR og løn – også lederne i driften bruger mindre tid på kontrol og opfølgning.
”Hele medarbejderrejsen er blevet 45% mere effektiv. Vi har fået et samlet datagrundlag, færre manuelle overleveringer, øget transparens og compliance, et langt mere smidigt samspil mellem systemer, og en øget kvalitet i vores processer,” siger hun.
”De mange indbyggede funktioner reducerer kompleksiteten for både ledere og medarbejdere og giver overblik. Vi har fået indført strukturer, så vi fremstår professionelle – både indadtil og udadtil. Det styrker vores brand, at vi kan følge ordentligt op på ansøgninger, automatisere e-mails til ansøgere og standardisere rekrutteringsprocessen.”
For Susanne Damgaard Petersen har den digitale transformation ændret hendes rolle fundamentalt.
”Jeg har ikke længere kun fokus på den daglige drift, men arbejder strategisk med organisationsudvikling, ledelsesudvikling, samt intern og ekstern employer branding.”
Ingen fremtid uden Paychex Europe
I dag er Susanne Damgaard Petersen ofte selv i stand til at se, hvor arbejdsprocesser går galt, fordi systemerne er så transparente.
”Systemerne er ikke låst, men har stor fleksibilitet indbygget, så ofte kan jeg selv rette op, hvis noget kan gøres smartere. Jeg har fået sublim sparring af Paychex Europe gennem hele forløbet og føler mig godt klædt på til at ændre og håndtere mange ting. Paychex Europe har udvist stor forståelse for vores forretning og været både tillidsvækkende og løsningsorienteret hele vejen igennem,” siger hun.
”På alle måder giver samarbejdet med Paychex Europe værdi. Selvfølgelig har der været nogle tekniske udfordringer undervejs i implementeringsfasen, men de får topkarakter af os. Vi ser ikke en fremtid uden Lessor Payroll, Lessor Workforce og Emply People,” slutter hun.
Om Byens Bilpleje
Byens Bilpleje er en landsdækkende dansk servicevirksomhed med speciale i professionel bilpleje, klargøring og kosmetisk vedligeholdelse af køretøjer. Virksomheden har 450 medarbejdere fordelt på 55 lokationer i Danmark og seks afdelinger med 50 medarbejdere i Sverige. Byens Bilpleje blev grundlagt i 1997 og behandler i dag over 200.000 biler om året. Fokus er på standardiserede processer og kvalitet, effektivitet og ensartet service på tværs af virksomheden.
