Er din virksomhed forberedt, når en medarbejder er på vej mod den sidste arbejdsdag? Et planlagt offboarding-program sender din tidligere medarbejder godt afsted og sikrer, at vigtige oplysninger ikke forlader virksomheden. Samtidig får du mulighed for at blive klogere på, hvad I som virksomhed kan gøre anderledes eller bedre i andre ansættelser. Et veltilrettelagt offboarding-program kan altså bidrage til at opretholde din virksomheds omdømme og positive virksomhedskultur.
Hvorfor skal du overhovedet prioritere det der offboarding?
Hvis du stadig gemmer på en lille portion skepsis, så tillad os at understrege essensen af offboarding: Respektfulde og gode offboarding-processer handler ikke kun om at skabe en tryg afsked for den pågældende medarbejder. Der er også flere fordele for jer som virksomhed. Brug det som en anledning til at udvikle jeres forretning, sende gode ambassadører ud i det store erhvervsland og lad samtidig en dør stå åben, hvis eks-medarbejderen får lyst til at vende hjem igen.
Der er med andre ord vigtige fordele at hente, hvis du timer og tilrettelægger dine medarbejderes sidste tid. Men hvad er det nu lige, du skal huske i sådan en proces? Spørgsmålene og to do-listerne kan være lange. Her får de fem fordele ved at lade et HR-system være din offboarding-buddy, så du sikrer perfekte og ensartede afskeds-processer hver gang.
- Hav det rette overblik over processens forløb
Ved at sætte processen i system sikrer du et fælles overblik, så både ledere og medarbejdere ved, hvordan processen kommer til at forløbe, og hvad der skal ske. Ingen opgaver kommer som en overraskelse, hvilket bidrager til, at begge parter kan forberede sig på processens elementer. - Lav en tjekliste over praktiske ting
En afskedssituation kan være sårbar. Ikke kun for den pågældende medarbejder og leder, men for hele virksomheden, som berørte kolleger og bekymrede kunder. Derfor er det let at komme til at overse praktiske ting i opgavestrømmen. Opbevar tjeklister i et system, så du husker at få udleverede nøgler, computer, udstyr og lignende tilbage. Listerne behøver ikke kun indeholde praktiske ting. De kan også fungere som reminders om at afholde exit-interviews, samle op på data og omsætte det til indsigter. - Få en sikker og rettidig overlevering
Hvem skal vide hvad og hvornår? Når opgaverne skal overdrages, hjælper du kun dig selv mest muligt ved at have en standardiseret procedure for, hvad der skal overleveres. Det minimerer samtidig risikoen for, at kompetencer og viden forlader huset sammen med den tidligere medarbejder. - Husk dokumentationen
Især i fyringssituationer er det vigtigt at have styr på data i forhold til et eventuelt juridisk efterspil. I et HR-system har du adgang til relevant data og dokumentation – især hvis du kører alle dine HR-processer i samme system. Det gør dig i stand til at dokumentere tidligere samtaler, feedback og opfølgning mellem leder og medarbejder. - Brug rapportering og feedback til at optimere din virksomhed
Når medarbejdere forlader din virksomhed, får du samtidig en gylden mulighed for at finde ud af hvorfor. Hvad er årsagen? Kunne I have gjort noget anderledes? Vil medarbejderen give jer et godt råd med på vejen?
Jo oftere og mere ensartet, du kører exitsamtaler eller -interviews med tidligere medarbejdere, desto mere bliver du i stand til at spotte mønstre og på sigt forbedre jeres forretning og medarbejdertrivsel. Udover at det er en fordel for jer som virksomhed at få denne viden, er det i lige så høj grad en tillidserklæring til medarbejderen, som vil føle sig lyttet til og respekteret. I sidste ende skaber det en bedre stemning hos begge parter.
