Skal kontrakter og personalehåndbog opdateres?
Formålet med både kontrakter og personalehåndbog er at give medarbejderne korrekt information. Derfor er det også jeres ansvar som arbejdsgiver, at indholdet er opdateret.
Ansættelseskontrakten er lovpligtig. Personalehåndbogen er ikke – men den spiller stadig en vigtig rolle i hverdagen.
Om I skal opdatere dokumenterne ved lovændringer, afhænger af, hvordan de er formuleret.
Brug generelle formuleringer – det sparer tid
Hvis I bruger generelle formuleringer i kontrakter og håndbog, slipper I ofte for at lave ændringer.
Et eksempel kan være:
- “Ferie afholdes i henhold til den gældende ferielov”
Her er det ikke nødvendigt at opdatere dokumentet, når loven ændrer sig.
Men hvis I har skrevet noget konkret – fx specifikke datoer eller regler – skal det rettes, når lovgivningen ændres.
Vær forsigtig med detaljer
Det kan være fristende at være meget konkret, men det kan give ekstra arbejde senere.
Et typisk eksempel er barsel:
Hvis der står et fast antal uger med fuld løn, kan det hurtigt blive forkert, hvis reglerne for refusion ændrer sig.
En mere fleksibel formulering kunne være, at medarbejderen får løn i den periode, hvor virksomheden modtager refusion. Så er I bedre dækket ind fremover.
Husk at informere medarbejderne
Selvom I gerne må henvise til personalehåndbogen i kontrakten, kan I ikke regne med, at medarbejderne selv holder sig opdateret.
Derfor er det vigtigt, at I aktivt informerer, når der sker ændringer.
Det kan fx være via:
- Intranet
- Personalemøder
Som arbejdsgiver skal I kunne dokumentere, at medarbejderne har fået besked.
Få styr på jeres HR-dokumenter
Lovændringer kommer løbende, og det stiller krav til jeres HR-processer.
Med klare formuleringer og gode rutiner kan I undgå fejl og spare tid – samtidig med at I sikrer, at medarbejderne altid har den rigtige information.
Vil I være helt sikre på at overholde reglerne, kan det være en god idé at få styr på jeres kontrakter og processer – fx gennem et kursus i ansættelseskontrakter.
