Til alt held er GDPR-reglerne i og for sig meget enkle. Du må nemlig kun indhente de persondata, som du har et arbejdsmæssigt behov for, og du må kun gemme og bruge de pågældende data, så længe det er nødvendigt. Alligevel kan der være meget at holde styr på – og bøderne, der udstedes til de virksomheder, der ikke har orden i tingene, er ikke ubetydelige.
Læs med her og bliv klogere på, hvordan Paychex Europe’s HR-løsning kan hjælpe dig med at sikre, at du overholder persondataforordningen, når du håndterer dine medarbejderdata.
GDPR i alle faser af medarbejderrejsen
Du behandler persondata i alle faser af medarbejderrejsen. GDPR spiller derfor en rolle fra start til slut.
Allerede når du i rekrutteringsfasen modtager en jobansøgning, starter behandlingen, og du er derfor forpligtet til at oplyse ansøgeren om formålet med behandlingen, og om hvor længe du gemmer ansøgningen. Har du brug for at gemme ansøgningen, skal du desuden sikre dig, at ansøgeren er indforstået med det.
Indhenter du referencer, en straffeattest eller oplysninger fra sociale medier, skal du også være opmærksom på, at du behandler persondata. Det samme gælder under ansættelsen, når du udarbejder ansættelseskontrakter, kører løn eller holder medarbejdersamtaler.
Når en medarbejder fratræder, skal du huske at slette alle data om medarbejderen, medmindre du har en god grund til at opbevare dem, for eksempel til en personalesag.
Sådan kan Lessors HR-løsning hjælpe dig
Med Paychex Europe’s HR-løsning får du en række stærke værktøjer, der alle hjælper dig med at sikre, at du overholder GDPR-regulativerne, når du håndterer dine medarbejderdata, uanset hvilken fase af medarbejderrejsen der er tale om.
Lad os give dig to helt konkrete eksempler:
- Oprettelse af GDPR-sletteregler; løsningen giver dig mulighed for definere, hvornår data automatisk slettes. Du kan for eksempel sætte systemet op til at slette data om ansøgere 30 dage efter sidste aktivitet eller data fra uopfordrede ansøgninger efter 180 dage. Du kan hele tiden oprette nye regler eller redigere i de eksisterende. På den måde sikrer du dig, at du ikke gemmer persondata længere end nødvendigt.
- Digital signatur; funktionen digital signatur giver dig mulighed for at sende for eksempel ansættelseskontrakter til kommende medarbejdere via en fuldkommen sikker kommunikationskanal og dermed uden at risikere, at uvedkommende får indsigt i personfølsomme data.
Med Paychex Europe’s HR-løsning tilbydes du et system, der giver dig mulighed for at arkivere alle typer af medarbejderdata og -dokumenter centralt og digitalt, fx ansættelseskontrakter, certifikater eller aftaler for medarbejderudvikling. Det betyder, at du altid kan finde dine data, at data er sikkert opbevaret, og at du kan definere, hvem der skal have adgang til hvilke data og dokumenter.
Paychex Europe’s HR-løsning tilbyder dig en lang, lang række funktioner, som automatiserer processerne i den samlede medarbejderrejse for dig. Samtidig garanterer vi dig, at du med løsningen i hus er 100 procent GDPR-kompatibel.
Vil du vide mere om GDPR?
Er du interesseret i mere information om GDPR og håndteringen af persondata, kan du med fordel kigge forbi i Datatilsynet, som også rådgiver og vejleder om GDPR.
