18 lande. 18 forskellige standarder. Det var virkeligheden for virksomheden LINK Mobility, der tilbyder innovativ mobilkommunikation og CPaaS-løsninger. Hvert enkelte kontor fra Oslo til Los Angeles fulgte sine egne standarder, når det kom til indsamling af data og onboarding af nye medarbejdere, og de mange hjemmestrikkede modeller gjorde det svært at ensrette virksomhedens aktiviteter og image. Det fortæller Tim Haukenes, Director of HR Operations.
Derfor startede jagten på et system, som kunne imødekomme de forskellige behov, men også de forskellige kulturelle forskelle, og her var Emply People et af de navne, der stod højt på listen.
— Der var en proces, hvor vi undersøgte forskellige leverandører. På grund af ekstremt vokseværk kan vores organisation til tider være kaotisk, og vi har mange interessenter på tværs af landegrænser. Derfor havde vi et stort behov for at have et centralt system, som kunne hjælpe med at standardisere vores HR-processer og kontrollere vores HR-data, fortæller Tim Haukenes og uddyber:
— Med Emply People havde vi følelsen af, at vi kunne vokse og udvikle os sammen. At vores samarbejde mere var et partnerskab end et sælger/kunde-forhold, og det var vigtigt for os.
Automatiserede flows og huskelister
Partnerskabet mellem LINK Mobility og Emply People blev indgået i 2020 og siden da har det modulære HR-system været et arbejdsredskab på lige fod med andre it-systemer. Det er særligt i pre- og onboardingprocessen, at LINK Mobility har udnyttet platformen.
— Vi har opsat løn- og kontraktflows, der sikrer, at vi får en god start på alle nye ansættelsesforhold – uanset hvor i verden vi er. Derudover har vi et onboardingflow til nye medarbejdere, når de starter, som vi bruger til at indsamle informationer og udsende reminders, siger Tim Haukenes og fortsætter:
— Systemet har rigtige mange forskellige funktioner, men udover muligheden for dataindsamling benytter vi os primært af de automatiserede formularer og beskeder. Det fungerer som digitale påmindelser til både HR, ledere og kolleger, og sikrer at alle led i organisationen er klar til at modtage den nye medarbejder.
Overgangen fra Excel til Emply People
Det er Tim Haukenes selv, der har været ansvarlig for at udrulle Emply People på tværs af organisationen, og selvom han har mødt skepsis på sin vej, har han også oplevet velviljen, når potentialet er blevet synligt.
— Vores teams har været vant til Excel, og derfor er det helt naturligt, at de er afventende over for et nyt system. Men når de ser og oplever forskellene og fordelene, så bliver det hurtigt bedre. De største udfordringer er på de kontorer, hvor rekrutteringsraten ikke er så høj, og hvor de ikke har fingrene i systemet hele tiden. Her kigger vi på, hvordan vi bedst kan hjælpe dem med det administrative, forklarer han.
Selv med små bump på vejen er Tim Haukenes dog ikke i tvivl om, at det var det rigtige træk at overgå til Emply People. Både med henblik på at ensrette virksomhedens image over for nye talenter og ikke mindst ud fra et datadrevet forretningsudviklingsperspektiv.
— Vi er gået fra alenlange dataark styret af en kollega til at have alt samlet på én platform. Vi skal ikke længere efterspørge en rapport en gang om måneden. Nu har vi adgang til data i realtid – hele tiden. Det giver os en meget bedre forståelse for og brug af data, som vi kan bruge til at udvikle vores forretning, afslutter Tim Haukenes.
