Når HR, løn og tidsregistrering hænger sammen i realtid, får I hurtigere onboarding, færre fejl og et stærkere brand. Her er tre scenarier, der giver dig som HR-, løn- eller økonomiansvarlig et billede af, hvor smidige processerne kan blive – og en guide til, hvordan I sikrer sammenhæng mellem HR, løn og workforce management.
Ansættelse af en ny medarbejder lyder simpelt. En kontrakt underskrives, og så er personen ansat. Men så snart blækket er tørt, venter en række handlinger, der involverer mindst tre parter: den nye medarbejder, HR og løn.
De systemer, der skal understøtte kæden af handlinger, skal hænge sammen. Ellers opstår der huller. Resultatet er, at der mangler oplysninger. Nogen skal ringe til nogen. Og den nye medarbejder starter sin første arbejdsdag uden adgang, uden lønseddel eller med forkerte stamdata i systemet.
Hvordan ser det ud, når processerne hænger sammen? Vi præsenterer dig her for tre scenarier set fra henholdsvis den nye medarbejders, HR-funktionens og lønfunktionens perspektiver:
Scenarie 1: Den nye medarbejder – fra kontrakt til første arbejdsdag
Forestil dig Elsa. Hun har netop underskrevet sin kontrakt som ny salgschef. Startdato er om seks uger. Harry fra HR opretter Elsas profil med stamdata og lønoplysninger ét sted. Derfra flyder oplysningerne automatisk videre – til løn, tidsregistrering og eventuelt andre systemer, der skal bruge dem.
Paula fra løn modtager Elsas data med det samme og har god tid til at gennemgå dem. Ingen e-mails frem og tilbage.
Elsa starter sin første arbejdsdag, og alt er klar. Lønnen er sat op. Tidsregistreringen er klar. Onboarding kan begynde. Det lyder banalt. Men for den nye medarbejder er det den første oplevelse af, om arbejdspladsen har styr på tingene.
Scenarie 2: HR – fra brandslukker til strategisk funktion
Forestil dig Daniel. Han bliver ansat på stedet i en kaffebar en tirsdag eftermiddag og starter mandag morgen. Peter, der er ansvarlig for driften, opretter ham i tidsregistreringssystemet og planlægger hans vagter for resten af måneden. Harry fra HR ser straks, at der er startet en ny medarbejder i Århus-kaffebaren. Han kan udfylde de resterende oplysninger og fuldføre stamdata – uden at nogen behøver at ringe til ham eller sende en påmindelse. Data flyder af sig selv.
Scenarie 3: Løn – fra koordinering til kontrol
Det er midt i februar. Lønkørslen nærmer sig. Paula fra løn skal have styr på fravær, tillæg og ændringer for hele organisationen. Når løn, HR og tidsregistrering deler det samme datagrundlag, er medarbejdernes fravær og tidsregistreringer allerede i systemet – registreret af medarbejderne selv.
Eventuelle ændringer flyder automatisk ind. Paula kan gennemgå og godkende direkte i lønsystemet. Ingen filer. Ingen eksport. Ingen “kan du sende den igen?”. Lønkørslen starter til tiden. Og Paula har brugt sin tid på at sikre kvaliteten – ikke på at samle data ind.
Et sammenhængende fundament
Står I over for at udskifte eller udvide jeres HR-, løn- og workforce management-systemer? Valget står ofte mellem to yderpunkter: Tunge enterprise-systemer – eller en række specialiserede løsninger, der skal integreres. Begge dele har en pris. Enten i kompleksitet eller i manglende sammenhæng.
Paychex Europe placerer sig et tredje sted. HR, løn og workforce management er bundet sammen fra start i en integreret HCM-løsning. Kernen er Paychex Europe Integration Platform.
Med én platform og ét datagrundlag får I et sammenhængende fundament for hele medarbejderrejsen. Det reducerer administrationen, styrker datakvaliteten og giver jeres teams mere tid til de opgaver, der giver størst forretningsmæssig effekt.
Hvis du vil se, hvordan vores HCM suite fungerer i praksis, gennemgår vi gerne løsningen i en uforpligtende demo med fokus på de funktioner og processer, der er mest relevante for jer.
